Учет договоров - скачать бесплатно Учет договоров

АС "Учет договоров" ориентирована на учет всех заключаемых договоров организации с посредниками. Данная программа предназначена для облегчения жизни бухгалтеров, юрисконсультов, сотрудников ПЭО, технических директоров и др. сотрудников, имеющих отношение к заключению и отслеживанию сроков договоров. Программа позволяет:

Учитывать договора в кот. организация является исполнителем или заказчиком;

Учитывать документы, сопутствующие заключению и выполнению договора

(протоколы разногласия, акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры,

дефектные ведомости, доп. соглашения и др.);

Использовать любую валюту и учитывать курс валют;

Получать всевозможные отчеты по состоянию договоров.

Что нового в версии 28.04

1) Добавлена функция автоматизированного формирования номеров документов;

2) Добавлена функция автоматизированного формирования номеров договоров по шаблону пользователя;

5) Добавлено выделение договоров, документов и контрагентов, к которым привязаны файлы с документами;

6) В форму договоров добавлены поля: "ТТЗ", "КБК", "Вид конкурса","Номер и дата протокола подведения итогов", "Начал

Как вести учет договоров на предприятии

В любой компании, фирме или учреждении заключатся договора на поставку комплектующих, определенных видов товаров и услуг, а также трудовые договора с работниками. По общепринятой практике, договора хранятся в архиве предприятия, для удобства пользования этими документами и устранения причин их утери должен быть организован тщательный учет. Для этого заводится специальный журнал, в котором фиксируются основные данные договора, доп.соглашений к ним и хронология движения этих документов.

Как вести учет договоров на предприятии

Чтобы узнать как вести учет договоров, понадобятся:

· Журнал учета.

· Программное обеспечение учета договоров в компьютерной системе.

· Документы предприятия.

Инструкция - как вести учет договоров на предприятии

Какой-то унифицированной формы учета нет, Вы можете разработать ее самостоятельно или приобрести специальную программу, которая обеспечит хранение информации о договорах в компьютерной системе Вашей компании. Первый вариант не стоит денег, поэтому лучше остановиться именно на нем.

Обычно, на титульном листе журнала учета договоров указывается наименование документа и полное название компании. Если предприятие большое, есть смысл завести такой журнал для каждого структурного подразделения отдельно, тогда на титульном листе пишется наименование отдела. Кроме того, надо указать дату, когда журнал был заведен, персональные реквизиты и должность лица ответственного за ведение журнала. Как правило, это инспектор отдела кадров, который заключает договора с работниками, юрисконсульт предприятия, занимающийся ведением договоров с контрагентами.

Далее, надо сделать восемь граф, при помощи электронной таблицы ВОРД, и распечатать листы на бумажный носитель. В первой графе указывается порядковый номер договора, во второй номер договора, присвоенный ему после заключения. В третьей и четвертых графах пишутся даты начала и окончания срока действия, а в пятой – предмет договора (например, поставка комплектации).

Шестая графа заполняется наименованием контрагента (поставщика или покупателя) или сотрудника, при заключении трудового соглашения с работником. В седьмой графе пишется, номер папки в которой находится оригинал договора и ее местонахождение. В восьмой графе расписывается лицо ответственное за хранение документа (с указанием полного имени, фамилии и отчества). Если происходит смена ответственных лиц, составляется акт приема передачи договоров и журнала по их учету.

Учёт договоров

"Если вы хотите, чтобы Ваша команда выиграла прыжки в высоту, найдите одного человека, который может прыгнуть на семь футов, а не семь человек, прыгающих каждый на один фут".

Закон новшества

В данной статье пойдёт речь о возможностях системы документооборота ESCOM.BPM для автоматизации учёта и регистрации договоров. Статья довольно объёмная и читать её всю нужно только в том случае, если Вы хотите получить глубокое представление о возможностях данного решения. Есть так же презентация данного решения. В начале статьи я кратко расскажу об основных выгодах от его внедрения. Затем идёт подробное описание функции, и в конце статьи я расскажу как купить и внедрить данное решение. Но сначала несколько строк об истории создания этого модуля.

Сначала был разработан модуль "Согласования договоров". Этот модуль был написан по заказу одной крупной энергетической компании в период реформы энергетики. Задача была в том чтобы существенно сократить сроки согласования договоров на технологическое присоединение к электрическим сетям. Проблем у них было очень много. Сроки согласования договоров зашкаливали и доходили до полугода! Сами договора с приложениями огромные по объёму: 500 листов и даже больше. Приходилось их копировать в несколько экземпляров. Огромные затраты на бумагу и расходники к оргтехнике. Внесение правок в документы создавало огромную проблему. Крайне сложно было отследить у какого сотрудника находится договор на согласовании. Документы часто терялись или согласовывались устаревшие версии. Зачастую приходилось делать одну и ту же работу по нескольку раз. Например, принесут специалисту договор, а он говорит, что он этот договор уже рассматривал и написал замечания. Но найти версию с его замечаниями не всегда удавалось. Из-за всего этого возникали конфликты в коллективе. Из-за срыва сроков компания несла убытки финансовые, страдала репутация. Возможно, что Вам знакомая такая ситуация? Может быть не в таких масштабах, но проблемы-то типичные. От нас требовалось простое решение, способное обеспечить доступ к согласуемому договору сразу нескольким подразделениям. Модуль написан и внедрен. За счёт применения в нём системы управления версиями документов и параллельного согласования сократились сроки согласования договора. После того как модуль стал эксплуатироваться было принято решение о его расширении, так чтобы обеспечить совместную работу с договором на всех этапах его жизненного цикла. Был обеспечен контроль за движением договора. Модуль многократно внедрялся в других компаниях, что приводило к его постоянному развитию. Сейчас это готовое комплексное решение для автоматизации работы с договорами.

Приобретая наше решение для автоматизации работы с договорами Вы получаете:

• Сокращение сроков подготовки и стандартизация. Использование шаблонов для формирования текстов договоров. Хранение реквизитов в базе данных. Автоматическая подстановка реквизитов в текст договора. Ограничение возможности на изменение шаблонов. Штрихкодирование сформированных в системе договоров

Вот далеко не полный перечень выгод, которые Вы получите, внедрив у себя нашу программу.

Для начала немного терминов, используемых в данной статье.

• Договор – соглашение организации и иного лица (нескольких лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
• Контрагент - сторона(ы) по договору.
• Подразделение-инициатор – филиалы организации, департаменты, службы и отделы Исполнительного аппарата организации, по чьей инициативе готовятся и заключаются договоры с Контрагентом.
• Расходный договор – это договор, заключаемый в интересах и за счет организации, в соответствии со статьями расходов организации, являющейся заказчиком в договорных отношениях.
• Доходный договор – это договор, заключаемый в интересах и за счет Контрагента. Организация является исполнителем в договорных отношениях.
• Действующий договор – это договор, подписанный всеми сторонами, скрепленный печатями сторон, срок действия, которого не истек по условиям договора.

Система документооборота ESCOM.BPM содержит специализированный процесс, предназначенный для комплексной автоматизации работы с договорами. Это процесс электронного документооборота включает в себя следующие автоматизированные процедуры:

Говоря об учёте договоров, следует отметить, что система ESCOM.BPM позволяет вести учёт как расходных, так и доходных договоров. Но, как правило, выписка и учёт договоров с клиентами ведётся в системах типа «1С: Предприятие», а на систему документооборота возлагаются задачи проведения электронного согласования договоров. Например, расходные договора вводятся бухгалтерами в систему «1С: Предприятие» перед тем как необходимо произвести оплату. До этого договор в информационной системе не существует. И только после того как менеджер придёт к бухгалтеру с договором, счётом на оплату и возможно, что ещё и с подписанной заявкой на оплату, то только тогда информация будет внесена в систему. Хорошим же подходом является ввод информации в местах её возникновения. Но об этом чуть позже.

Вернёмся к автоматизированному процессу работу с договорами. Электронный процесс регламентирует работу сотрудников, определяет, в какой последовательности выполняются операции обработки документа, кто с ним работает, какие действия сотрудник может выполнить. Для этого в процессе имеется ролевая модель, которая содержит следующие роли:

• Инициатор
• Регистратор
• Руководитель юр. службы
• Юрист
• Бухгалтер
• Исполнительный директор
• Финансовый директор
• Менеджер
• Согласующие лица
• Утверждающий (подписант)

Ролевую модель можно изменять, настраивать. Каждая роль выполняет свою задачу. Некоторые роли общие для всех документов, а некоторые задаются в каждом экземпляре. Например, роль Инициатор договора индивидуальна для каждого экземпляра, а роль Руководитель юридической службы – единая для всех договоров.

Процесс работы с договором содержит автоматизированный контроль сроков нахождения документа на каждом из этапов маршрута. При переходе на новый этап автоматически отправляются уведомления, и меняется статус документа. Информация о статусе договора отображается в его карточке и в журналах договоров. Все события, связанные с перемещением договора по маршруту автоматически записываются в специальный журнал истории работы.

Использование электронного согласования договоров позволяет сократить сроки согласования и объём бумажных документов. Универсальные возможности электронного согласования, предоставляемые системой ESCOM.BPM, позволяют провести согласование любого вида договора по типовой схеме или по любой другой, которая используется в организации. В ходе согласования участникам направляются электронные уведомления и формируются напоминания. Согласующие могут создавать версии. Ведётся учёт замечаний. При согласовании договоров рекомендуется использовать электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Система позволяет сформировать итоговый лист согласования договора в формате PDF и прикрепить его к карточке процесса. Читать далее про согласование договоров.

Как, правило, после того как в СЭД проведено согласование договора, и была внесена отметка о подписании и регистрации договор, то его карточка автоматически перегружается в систему учёта, например в «1С: Предприятие». Где и продолжается работа с договором.

Принято, что номер расходному договору присваивает контрагент. В большинстве случаев договор поступает как проект, для согласования с клиентом. А присваивает контрагент номер договору после того, как договор согласован и подписан клиентом. Однако бывают и исключения, когда договор поступает от контрагента клиенту уже с номером. Рассмотрим оба варианта регистрации договора в автоматизированной системе учёта договоров на базе ESCOM.BPM.

Если договор поступил в организацию от контрагента (например, поставщика) уже в зарегистрированном виде, то при вводе его в систему учёта в его карточке сразу указывается номер, присвоенный контрагентом. Кроме этого, система документооборота позволяет вести внутреннюю регистрацию поступивших договоров. В таком случае, в карточку договора вносится внутренний регистрационный номер. Причём этот номер формируется системой автоматически, по порядку. В итоге, карточка договора содержит два номера. Это может быть составной номер, в таком случае номера разделяются специальным символом. Или это два независимых номера. Оба варианта возможны.

Если документ поступил без номера, как проект, то регистрация договора будет выполнена после того, как он будет подписан сторонами. Регистрационный номер будет внесён в электронную карточку договора Регистратором после того, как он получит на руки подписанный с двух сторон оригинал договора. Причём возможности регистрации такие же, как и указано в предыдущем абзаце – то есть, можно, не только указать номер, присвоенный контрагентом, но и ещё сформировать внутренний регистрационный номер. Напомню, что речь шла о расходных договорах.

Поскольку работа с доходными договорами для многих организаций, является крайне важной, то учёт и регистрация, как правило, уже автоматизирована. Как я уже упомянул выше, для регистрации и учёта договоров используются разные учётные системы, например, такие как «1С: Предприятие». Но как и в случае с расходными договорами в некоторых организациях, жизненный цикл договора начинается намного раньше. От момента запроса от клиента на заключение договора до момента его регистрации в системе учёта проходит иногда много времени и кроме того, выполняются разные процедуры, например, согласование параметров договора как внутри организации, так и с клиентом. Хочу сказать, что я не стремлюсь углубиться в аспекты применения CRM системы, а постараюсь остаться на уровне задач регистрации и учёта договоров. Зачастую CRM система либо отсутствует, либо не выполняет функции электронного согласования. Система документооборота же может существенно помочь нам в этом. И не только в проведении электронного согласования. Например, в карточке договора можно указать дату отправки документа клиенту и дату контроля получения ответа. СЭД позволит проконтролировать получение ответа, и если его нет, то напомнит об этом. Ну а если мы создали в СЭД карточку договора, провели его согласование, то почему бы нам его тут и не зарегистрировать? Зачем нагружать бухгалтеров повторно создавать у себя в системе карточку договора, вносить реквизиты контрагента, когда это уже всё сделано в СЭД? Логичнее сделать интеграцию между системами и как только договор будет зарегистрирован в системе, то перегружать его в учётную систему, например, в ту же «1С».

Есть ещё одно существенное преимущество регистрации договора в СЭД. Дело в том, что нам, менеджерам – исполнителям работ по договору, для работы с клиентом одной карточки договора недостаточно. Кроме самого договора с ним зачастую идёт множество других документов, и всё это где-то должно храниться. Лучшее место для хранения всех связанных с договором файлов является карточка договора в системе документооборота. Где же ещё хранить файлы, как не в СЭД?

Несколько слов о порядке формирования регистрационных номеров договоров. Это, конечно, относиться к процедуре автоматического формирования, которая может использоваться при регистрации доходных договоров или в качестве внутренней регистрации расходных договоров. При автоматической генерации номера возможны любые форматы. Номер может добавляться незначащими нулями. В номер могут вставляться различные разделители и префиксы. Следует отметить, что если в системе документооборота ведётся учёт документов по нескольким компаниям, то при регистрации будет вестись раздельная нумерация документов. Так же возможна раздельная нумерация в разрезе видов договоров. По умолчанию, все используемые в системе ESCOM.BPM готовые нумераторы формируют номера в рамках одного года и автоматически начинают нумерацию с единицы с нового года.

В начале этой статьи я указал, что зарегистрировать договор может специальная роль Регистратор. Однако в некоторых случаях требуется автоматическая регистрация документа, без участия человека. Это возможно. Для этого в маршрут процесса нужно включить автоматизированную процедуру, которая и будет присваивать договору регистрационный номер.

Все эти правила и настройки могут быть изменены. Делается это, как правило, при внедрении системы, специалистами поставщика программного продукта, но может также выполняться и Администратором системы. А помочь ему в этом всегда готова служба технической поддержки.

Минимум для чего нужно автоматизировать учёт договоров, так это для того чтобы договора не терялись и их можно было бы быстро найти. Однако этого ещё не всё. Для управленческого учёта требуется ведение учёта договоров в различных разрезах. При большом количестве экземпляров договоров без автоматизированной системы учёта сделать это практически не возможно.

Учёт договоров заключается в формировании в системе документооборота структурированной базы данных, состоящей из регистрационных карточек договоров. К карточкам прикрепляются файлы, относящиеся к договору. Это могут быть предварительные версии и итоговые версии договора, сканы подписанных документов, приложения, доверенности и другие сопутствующие документы. Сами карточки содержат различные атрибуты (поля). Например, «сумма», «заголовок», «Инициатор» и т.д. А так же атрибуты, позволяющие вести учёт договоров в различных разрезах, например, «Контрагент», «Вид договора». В системе учёта договоров ESCOM.BPM предусмотрена возможность ведения учёта договоров в следующих разрезах:

В системе документооборота ESCOM.BPM предусмотрена возможность ведения раздельного учёта документов по нескольким организациям. Все организации, по которым нужно вести учёт вносятся в специальный справочник «Компании». В карточке договора имеется поле «Организация», которое заполняется из этого справочника. Наличие такой связи позволяет отбирать договора по каждой из организаций, а при регистрации договора, формировать регистрационный номер по порядку номеров для данной организации.

Это справочник может быть синхронизирован с системой «1С: Предприятие».

В карточке договора имеется специальное поле «Вид договора», которое заполняется из классификатора видов договоров. Справочник содержит группы договоров, каждая из которых содержит одну или несколько записей видов договоров. Например: группа «Договора аренды» может содержать такие виды, как «Аренда офиса», «Аренда склада» и т.д.

Данный справочник может быть синхронизирован с аналогичным справочником системы «1С: Предприятие 8.хх».

Для учёта договоров в разрезе подразделений инициаторов необходимо в карточке договора заполнить поле «Подразделение». Поле заполняется из справочника орг.штатной структуры организации. Следует сказать, что данное поле заполняется автоматически при создании Инициатором карточки договора. В поле подставляется подразделение, в котором числиться Инициатор. Однако, после создания карточки, это поле можно изменить, указав в нём другое подразделение. Наличие в базе данных ссылочной связи между карточками договоров и подразделениями позволяет отобрать договора, связанные с конкретным подразделением.

В системе ESCOM.BPM имеется справочник «Контрагенты», который содержит карточки всех организаций, с которыми ведётся какое-либо взаимодействие: например, переписка, или заключение договоров. Карточка контрагента содержит подробную информацию о реквизитах и контактах данного контрагента.

В карточке договора имеется поле «Контрагент», которое заполняется из этого справочника. При этом в базе данных автоматически создаётся ссылочная связь между контрагентом и договором. Наличие такой связи позволяет отобразить в карточке контрагента все связанные с ним договора.

Справочник «Контрагенты» может быть синхронизирован с аналогичным справочником системы «1С: Предприятие» или другой учётной системы (Парус, Галактика, Axapta и т.д.).

Однако, в СЭД, в карточке контрагента может быть намного больше информационных полей, необходимых менеджерам для учёта различной информации о контрагенте. При синхронизации справочников эти поля не будут затронуты, в отличии от синхронизируемых полей, таких как «Наименование», «Группа», «ИНН», «КПП», «ОГРН». «Адрес» и др.

Поскольку статьи движения денежных средств бывают доходные и расходные, то для возможности такого разделения в системе ESCOM.BPM справочник «Статьи БДДС» содержит два раздела: «Доходные статьи» и «Расходные статьи». Каждый из разделов содержит группы статей.

В карточке договора можно указать статью БДДС: доходную или расходную, в зависимости от типа договора. Это позволяет отнести договор к одной из статей БДДС.

Для учёта договоров в разрезе центров финансовой ответственности в системе документооборота ESCOM.BPM имеется специальный справочник «ЦФУ». Справочник имеет иерархическую структуру. ЦФУ объединяются в группы. Данные справочника, как правило, синхронизируются с системой «1С:Предприятие», но также имеется возможность его независимого ведения.

В карточке договора можно указать несколько ЦФУ, что позволяет отнести договор сразу к нескольким центрам финансовой ответственности. Наличие в базе данных такой связи позволят отобразить в карточке ЦФУ все связанные с ним договора.

ЦФУ можно использовать как объекты учёта. В справочнике можно создать группу, например, "Объекты учёта" и указать в ней элементы, которые будут характеризовать некоторые объекты, по которым требуется ведение учёта. В карточке договора можно указать несколько таких объектов, что позволяет вести учёт договоров по объектам учёта.

Для работы с договорами в системе ESCOM.BPM предусмотрены универсальные настраиваемые журналы. Особенностью журналов является возможность их предварительной настройки на отбор карточек договоров по различным критериям. Критерии отбора могут быть самые различные (даты, статусы, роли, любые поля карточки и так далее). Другими словами сформированный журнал будет представлять собой отчёт, позволяющий просматривать договора в различных срезах. Например, отобрать договора за текущий квартал (период дат), все агентские (вид договора) и действующие (статус) и т.п.

Журналы договоров можно объединять в группы. В журналах есть возможность настройки внешнего вида: сортировка записей, группировка, настройка ширины колонок, настройка состава колонок журнала, настройка порядка следования колонок, фильтрация записей (как фильтр в excel), поиск, подсветка записей, имеющих определённые значения (например, сумма договора больше миллиона и т.п.). Если в журнале применяется группировка, то можно вычислить и вывести различные групповые показатели, такие как сумма, количество, среднее значение, максимум и минимум значения. Итоговые значения выводятся в подвале отчёта и подвалах групп. Настроенный таким образом отчёт (журнал) можно вывести на печать или сохранить в виде файла, например в формате PDF.

Помимо использования журналов система ESCOM.BPM предоставляет пользователям универсальные средства поиска договоров, которые при большом количестве документов, зачастую становятся более удобными, чем журналы. Атрибутный (поиск по карточке) и полнотекстовый поиск (поиск внутри файлов вложений) договоров позволяет пользователям быстро находить в базе данных нужную информацию.

Подписанные и зарегистрированные договора в бумажном виде передаются на хранение в подразделения. Для того чтобы вести автоматизированный учёт мест хранения договоров в системе документооборота в электронных карточках договоров на странице «Регистрация» имеется специальный раздел «Учёт мест хранения». В этот раздел можно вносить отметки о приёме и передачи бумажных документов. Делать это можно вручную. Если использовать технологию штрих кодирования, то отметки о перемещении документа будут вноситься в карточку договора автоматически при сканировании штрих кода сканером. Запись в разделе «Учёт мест хранения» содержит следующую информацию: от кого и кому поступил документ, дату приёма-передачи, дату записи, автора записи, а так же место хранения и примечание.

После того, как договор подписан обеими сторонами, то в системе документооборота Регистратором делается отметка о присвоении договору статуса «Действующий». Договора с такими статусами могут использоваться в качестве основания в процессах «Заявка на оплату».

Если имеется интеграция с учётной системой, то в этот момент происходит перегрузка информации из СЭД в базу данных учётной системы. Кроме данных самого договора могут быть перегружены реквизиты контрагента и его карточка.

Для контроля наступления срока окончания договора в его карточке указывается срок действия договора. При приближении этого срока система автоматически напомнит закреплённому за договором Менеджеру.

В ходе исполнения договора к его карточке Менеджер может прикреплять различные документы, например, сканы актов, накладных, счетов – фактур и т.д.

Менеджер может создавать для себя напоминания о важных событиях, относящихся к данному договору. Все события отображаются в СЭД в персональном органайзере менеджера. В карточке события присутствует гиперссылка, связывающая событие и договор. Для вывода напоминания можно указать срок, когда напоминание должно отобразиться.

Если необходимо проинформировать других сотрудников, то Менеджер может непосредственно из карточки договора можно отправить сообщение одному или нескольким пользователям системы ESCOM.BPM. Такое сообщение будет содержать текст, введённый Менеджером и гиперссылку, нажав на которую получатели сообщения, смогут открыть карточку договора.

Несомненно, важной функцией контроля исполнения договоров является отслеживание платежей. Это касается как расходных, так и доходных договоров. Для отслеживания платежей по расходным договорам в системе документооборота ESCOM.BPM имеется процесс «Заявка на оплату». Как правило, данный процесс используется для согласования оплаты счетов. Все заявки, относящиеся к договору, отображаются в его карточке в специальном разделе. По каждой заявке отображается её сумма и статус.

В случае применения интеграции с системой «1С: Предприятие» возможна автоматическая загрузка в карточку договора из базы данных «1С» информации о платежах.

В системе учёта и регистрации с договором может быть связано значительное количество документов:

• приложения
• доп. соглашения
• протоколы переговоров
• протоколы разногласий
• подрядные договоры
• акты
• накладные
• переписка по договору
• и т.п.

ESCOM.BPM позволяет отобразить в карточке договора всю структуру связей. Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору. Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Как и любой другой документ в системе ESCOM.BPM договор после присвоения ему статуса «Завершён» или «Исполнен», автоматически помещается в электронный архив. В карточке договора может быть указано дело из номенклатуры дел организации. Тогда срок хранения документа в электронном архиве будет равен сроку, указанному в карточке дела.

Доступ к карточкам договоров в архиве ограничен. Роль Архивариус имеет возможность добавить сотрудника в роль Читатели документа для предоставления ему возможности просмотра карточки договора. Изменение карточек в архиве запрещено.

Удаление из архива происходит с помощью регламентной автоматизированной процедуры. При удалении карточки автоматически удаляются все прикреплённые к ней файлы документов.

Как уже было сказано в начале статьи данный модуль являются частью автоматизированного процесса работы с договорами, реализованного на платформе ESCOM.BPM. Приобрести лицензии на его использование можно в составе редакций "Стандартная-ДОГОВОРЫ". «Стандартная-ПРОФ », «Большой бизнес » и «Корпоративная ».

Для того чтобы приобрести данное решение Вам необходимо отправить письмо на e-mail sales@escom-bpm.com или позвонить по телефону 8-495-255-0099

Информацию о ценах на лицензии системы документооборота ESCOM.BPM Вы можете узнать на странице «Стоимость лицензий ».

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт в интернет-магазине ESCOM.BPM.

Внедрение системы автоматизированного учёта договоров требует организации комплексного проекта, поскольку данная задача затрагивает интересы практически всех подразделений организации. Это и отдел продаж и бухгалтерия и финансово-экономический департамент и юридическая служба, и исполнители (менеджеры), руководители подразделений (подробнее о том как избежать ошибок при внедрении я написал в статье "внедрение системы документооборота " ). Потребуется достаточно усилий, чтобы выработать общую концепцию учёта и регистрации договоров, разработать и согласовать со всеми участниками техническое задание на настройку системы. Реализация проекта должна осуществляться в соответствии с утверждённым планом-графиком работ, в котором как за исполнителем, так и за заказчиком закреплены конкретные работы и сроки.

Кроме этого требуется провести работы по интеграции имеющихся в организации программ с системой электронного документооборота, а так же выполнить начальную перегрузку информации в справочники НСИ. Немаловажной и объёмной является задача по обучению персонала работе с программой.

Итогом внедрения системы регистрации и учёта договоров является упорядочение работы с документами, повышает ответственность руководителей и сотрудников, участвующих в договорной работе. Кроме этого достигается сокращение сроков поиска, сокращаются факты утери документов.

Как правильно вести УЧЕТ ДОГОВОРОВ В 1С

Учет договоров в 1С не зависимо от конфигурации и версии ведется в справочнике договоров. Справочник договоров является подчиненным справочнику Контрагенты. Для формирования списка договоров приведенного ниже, необходимо отменить иерархию кнопка находиться на панели инструментов включение/отключение списка вывода по группам.

Конфигурация Бухгалтерия предприятия

Торговля и Склад

Для 1С версии 1С 8.1 и 8.2

Бухгалтерия предприятия

Управление торговлей

Для того чтобы открыть аналогичный список необходимо выбрать пункт меню «Операции» и выбрать из списка справочник «Договоры/ Договоры взаиморасчетов /Договоры контрагентов» в зависимости от версии и конфигурации.

Существенным недостатком является то что в версиях 7.7 данный список вывести проблематично не имея опыта программирования или специальных обработок типа «Печать справочников». В версиях 8.* можно «кликнуть» правой клавишей мыши на элементе справочника или на таблице и выбрать пункт меню «Вывести список»:

После выполнения вышеописанного действия получим список аналогичный ниже приведённому:

Стоит отметить, что специальных средств, таких как отчеты обработки, с возможностью выбора сортировки группировки и т.п. в версиях 7.7 не существуют. Для версий 8.* можно воспользоваться отчетом «Отчеты\Прочие\Универсальный отчет». Существенным недостатком является то, что данный отчет сложен в настройке, и не каждый пользователь сможет им воспользоваться в полной мере.

В связи с неудобством получения выходных печатных форм для учета договоров многие хозяйствующие субъекты вынуждены заказывать сторонним разработчикам 1С отчеты/обработки для ведения учета договоров в 1С. Кроме того не все хозяйствующие субъекты учитываю номера, даты и т.п. у многих договор в 1С ведется как «Основной договор». Но если необходимых данных нет в 1С (Наименование, номер, срок действия и т.д.), то и не будет ни какой возможности учитывать эти договоры. Поэтому прежде чем вводить учет договоров в 1С необходимо организовать не только техническую сторону учета, но и организационную. Данная задача решается с помощью создания регламентов, т.е. кто когда вводит и в каком виде учитывает договоры в 1С как часто и в какой форме предоставляется отчетность и т.п.

Журнал договоров через Access

Существование любой организации зависит от договорных отношений, в которых она состоит с другими лицами. Начиная от ее создания, развития и до ее… нового рождения (будем оптимистами и промолчим о ликвидации). Трудно переоценить важность договора в жизни любого лица и договорную работу в организации. Как неотъемлемую часть договорной работы важную роль играет эффективный учет договоров с помощью ведения журнала договоров.

О важности ведения журнала договоров можно говорить не только с точки зрения удобства такого инструмента, но с точки зрения контрольной и коммуникативной функций.

В современных технических условиях существует немало платформ для ведения журнала договоров: от Excel до специализированых программам.

Как одно из решений эффективного и недорогого инструмента для ведения журнала договоров предлагаю Microsoft Access.

Как создать журнал договоров через Microsoft Access и о его преимуществах, можно узнать, прочитав статью о ведении журнала доверенностей с помощью Microsoft Access .

Скачать образец журнала регистрации договоров:

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения.

Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный.

Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя – доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.

Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.

Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы странно тратить ресурсы на договорной отдел, если вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов. Однако с ростом компании и объемов заключаемых договоров следует постепенно приближаться к централизованной системе работы.

Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор (финансовый аспект) и юрист (правовая экспертиза). Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.

Если компания использует систему электронного документооборота (СЭД), согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, т.е. договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования (например, MS Outlook) или программный продукт, разработанный специально для этих целей.

Так или иначе, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия договора попадает на согласование одновременно ко всем специалистам, а оригинальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Последнему останется только сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования (Пример 1).

Лист согласования к договору

Регламент подготовки, заключения, учета, хранения и контроля за исполнением договоров

ООО «___________________»

№ _____ от "___"_______ 20__ г.

подготовки, заключения, учета, хранения

и  контроля за исполнением договоров 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент разработан для установления единого порядка подготовки, заключения, учета, хранения и контроля за исполнением договоров в ООО «_____________________» (далее именуется "Организация") и обязателен для исполнения  всеми сотрудниками Организации.

1.2. Ответственность за соблюдение установленных Регламентом правил в подразделениях Организации возлагается на руководителей структурных подразделений ООО «_____________________________».

1.3. Непосредственное исполнение предписаний Регламента в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками этих подразделений.

2. ПОДГОТОВКА, ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ

2.1. Инициирование заключения договоров, проведение переговоров о заключении договоров, определение условий договоров, оформление договоров, контроль за исполнением договоров осуществляют структурные подразделения в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренным настоящим Регламентом.

2.2. Распределение сфер ответственности между структурными подразделениями по выполнению предписаний, предусмотренных пунктом 2.1. Регламента:

2.2.1. Отдел ____________: договоры__________________________________. в которых ООО «_______________________» выступает в качестве продавца (покупателя) продукции;

2.2.2. Отдел _______________: договоры _________________________________

____________________________________________________________________

2.2.3. Бухгалтерия: договоры, обеспечивающие текущую финансовую и хозяйственную деятельность Организации (договоры банковского счета, кредитные соглашения, договоры займа, договоры купли - продажи канцелярских принадлежностей, оргтехники, мебели, ГСМ, аренды автомобилей для обеспечения деятельности сотрудников организации и т.д.).

2.3. Договоры необходимые для установления правоотношений с контрагентами Организации заключаются в соответствии с типовыми формами договоров, утвержденными приказами по организации.

2.4. В случае отсутствия типовой формы договора, для оформления правоотношений в индивидуальном (нетипичном) случае, разрабатывается индивидуальный договор подразделением, к сфере ответственности которого относится указанный договор, совместно с юристом Организации (при его отсутствии – с заместителем директора). Подписание указанного индивидуального договора осуществляется после его визирования юристом Организации.

2.5. В случае проведения переговоров о заключении договора по форме, предложенной контрагентом ООО «______________________», указанный договор проходит правовую экспертизу на предмет соблюдения интересов ООО «___________________________________». Подписание указанного договора осуществляется после его визирования юристом Организации.

2.6. Вновь заключаемые договора между Организацией и контрагентами имеют следующий порядок прохождения согласований:

- проект договора поступает к коммерческому директору (зам. директора), который проверяет указанные в договоре условия поставки, сроки расчетов за продукцию, количество дней отсрочки платежей, цены и номенклатуру поставляемой продукции и другие условия работы с контрагентом (срок – в течение 1 дня),

- проект договора поступает к главному бухгалтеру, который проверяет достоверность и полноту указанных в договоре реквизитов, порядок  расчетов с контрагентом, наличие расчетов и просроченной задолженности  по предыдущей работе с данным контрагентом (срок – в течение 1 дня),

- проект договора поступает к юристу Организации, который проверяет соответствие заключаемого договора нормам гражданского права (срок – в течение 1 дня),

- проект договора поступает к руководителю структурного подразделения, которые проверяют полноту и достоверность указанных в договоре условий работы с контрагентом и вносят свои предложения в текст договора (срок – в течение 1 дня),

- проект договора поступает (повторно) к юристу Организации для внесения дополнений и изменений, в текст договора или оформление этих дополнений и изменений в виде Дополнительного соглашения к договору, Приложение № 1 (срок – 2 дня).

- проект договора поступает на подпись к директору Организации. При необходимости директор имеет право вернуть договор для доработки конкретному сотруднику Организации.

2.7. Договор считается согласованным после его визирования указанными в п. 2.6. сотрудниками Организации с указанием должности, ф.и.о. сотрудника, его подписи и даты согласования и замечаний в Листе согласования, хранящегося впоследствии вместе с подписанным договором в Организации, Приложение № 2.

2.8. Контроль за подписанием договоров, дополнительных соглашений к ним уполномоченными лицами контрагентов ООО «__________________________» и получением от них оригиналов договоров, контроль за изменением статусного состояния договоров осуществляет ответственный сотрудник Организации.

2.9. Договора в рамках настоящего Регламента могут иметь следующее статусное состояние:

- договор передан на подписание контрагенту;

- договор подписан контрагентом и передан в оригинале на хранение юристу ООО «_____________________________________________»

- договор расторгнут и находится на хранении у юриста;

- договор расторгнут и уничтожен.

2.10. До заключения договора с новым контрагентом, проводится проверка его надежности и платежеспособности:

- факта государственной регистрации его в качестве юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- учредительных документов;

- полномочия единоличного исполнительного органа;

- финансового состояния и результатов финансово-хозяйственной деятельности;

- деловая репутация организации, индивидуального предпринимателя;

- деловая репутация руководителей организации;

-  отсутствие (наличие) процедуры банкротства,  ликвидации в добровольном порядке;

- наличие судебных споров, задолженности по платежам в бюджет, которые могут повлиять на исполнение  обязательств перед ООО «________________________»;

2.11. Проверка по фактам и обстоятельствам, указанным в пункте 2.10. Регламента проводится специалистом по безопасности по заявкам ответственных сотрудников структурных подразделений, инициирующих заключение договора. По результатом проверки специалист по безопасности делает заключение о возможности или невозможности заключения договора с данным контрагентом.

2.12. Сотрудник Организации, привлекающий контрагента для сотрудничества на условиях отсрочки платежа, обязан:

• предупредить представителя контрагента о необходимости проведения проверки для выяснения обстоятельств, указанных в пункте 2.10. Регламента;

• затребовать у потенциального контрагента документы в соответствии с Перечнем  к Регламенту, Приложение № 3;

• передать полученную информацию и документы специалисту по безопасности для дальнейшей проверки.

2.13. Мониторинг контрагентов, с которыми заключены и действуют  договоры, для проверки фактов и обстоятельств, указанных в пункте 2.10. Регламента возлагается на руководство постоянно и специалиста по безопасности с периодичностью один раз в месяц.

В случае получения негативной информации о контрагенте по результатам мониторинга, руководитель структурного подразделения обязан сообщить об этом заместителю директора (коммерческому директору) Организации для рассмотрения вопроса о возможности сохранения или прекращения правоотношений по действующему договору.

2.14. По договорам поставки, в которых ООО «__________________________» выступает в качестве поставщика с обязательством по доставке товара к месту нахождения покупателя, заказы (заявки) в рамках указанных договоров принимаются только в письменном виде (допускается передача по факсимильной связи или по электронной почте).

3. УЧЕТ, НУМЕРАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОГОВОРОВ, ДОПОЛНЕНИЙ И ПРИЛОЖЕНИЙ К НИМ

3.1. Подписанный директором Организации договор подлежит регистрации, которая ведется в программе 1С:Бухгалтерия.

3.2. Нумерация договоров осуществляется в следующем порядке:

3.2.1. Номер договора состоит из _____________________.

3.2.2. Буквы номера договора означает местонахождение структурного подразделения Организации, в сферу ответственности которого входит заключение договора в соответствии с настоящим Регламентом.

3.2.3. Цифры номера договора означают порядковый номер договора при его регистрации.  Через дробь указывается количество дней отсрочки платежа.

3.3. Ответственность за регистрацию договоров и присвоение им порядковых номеров возлагается на бухгалтерию Организации.

3.5. Учет, нумерацию, регистрацию заявок (заказов), оформляемых в рамках заключенных ранее договоров, осуществляют соответствующие структурные подразделения.

4. ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

4.1. После подписания договора контрагентом в соответствии с предписаниями настоящего Регламента, сотрудник Организации, осуществляющий контроль за подписанием договора контрагентом, передает оригинал договора вместе с копиями документов, указанных в Приложении № 1 для учета изменения статусного состояния и дальнейшего его хранение юристу Организации.

4.2. Юрист Организации ведет учет переданных ему на хранение оригиналов договоров в книге учета договоров.

4.3. Книга учета переданных на хранение договоров сшивается и скрепляется подписью директора (заместителя директора) и печатью Организации и должна содержать информацию:

-номер договора;

-название договора;

-наименование контрагента Организации;

-Ф.И.О. лица, сдавшего договор на хранение, его подпись;

-Ф.И.О. лица принявшего договор на хранение, его подпись;

-раздел – примечания.

5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ

5.1. Ответственность за организацию договорной работы в ООО «______________________________» возлагается на _________________(должность) .

5.2. Ответственность за организацию контроля исполнения обязательств по заключенным договорам возлагается на руководителей других структурных подразделений ООО «_____________________________» в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренных Регламентом.

5.3. Руководители структурных подразделений несут персональную дисциплинарную, а в случае причинения материального ущерба Организации, и материальную ответственность за выдачу разрешения на отгрузке продукции контрагентам, превысившим установленный кредитный лимит, нарушившим сроки оплаты за отгруженную  продукцию.

5.3.  Непосредственный контроль за исполнением обязательств по договорам, в том числе, возникающих на основании заказов (заявок), осуществляют руководители структурных подразделений.

Кроме того, руководители структурных подразделений обязаны в течение всего срока отсрочки платежа проверять поступление денежных средств от контрагентов за поставленную продукцию.

5.4. Персональная ответственность за соблюдением сроков отгрузки, номенклатуры отгружаемой продукции, своевременным поступлением денежных средств от контрагентов  при отгрузках на условиях отсрочки платежа возлагается на руководителей структурных подразделений.

Кроме того, руководители структурных подразделений материальную ответственность за причинение материального ущерба Организации в случае несвоевременного поступления денежных средств от контрагентов.

5.5. При возникновении просроченной задолженности по контрагентам, руководители структурных подразделений обязаны срочно принять меры по ее ликвидации в __ дневный срок.

5.6. В случае невозможности ликвидировать просроченную задолженность по контрагентам собственными силами, руководители структурных подразделений сообщают об этом юристу, который обязан оказать практическую помощь руководителям структурных подразделений, в том числе с выездом к должникам,  по ликвидации просроченной задолженности в ___ дневный срок.

5.7. При невозможности ликвидировать просроченную задолженность своими силами, руководители структурных подразделений сообщают о наличии  просроченной задолженности юристу Организации, который принимает достаточные меры по ликвидации такой  задолженности.

5.8. Если просроченная задолженность контрагентов переходит в разряд проблемной и ликвидировать ее собственными силами не удается, материалы по задолженности (копии договоров, акты сверки, копии накладных на отгруженную продукцию и другие бухгалтерские документы) передаются руководителями структурных подразделений юристу Организации для подготовки исковых заявлений  и обращения в Арбитражный суд о взыскании с контрагентов просроченной задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами.

Приложение № 1

к Регламенту подготовки, заключения, учета,

хранения и  контроля за исполнением договоров

Протокол разногласий

к договору поставки