Рейтинг: 4.1/5.0 (1907 проголосовавших)Категория: Windows: Каталогизаторы
При слове «архив» перед глазами большинства из нас встанут стеллажи, доверху заполненные различными папками с документами. Отчасти это правильно, но только отчасти. Архив – это, действительно, хранилище документов. Но ведь архивы часто используются людьми с различными целями, как служебными, так и с личными, а это говорит о том, что архив должен не только сохранить документы, но и обеспечить их быстрое нахождение в нужный момент для использования посетителями. Все операции, связанные с деятельностью архива, имеют прямое отношение к архивному делопроизводству.
Какими бывают архивы? По своей принадлежности архивы могут быть государственными, ведомственными и частными. Государственные архивы предполагают хранение особо ценных документов. Ведомственные архивы занимаются хранением информации о рабочих и служащих своего ведомства, а так же документов различного содержания, но имеющих отношение только к данному ведомству. Частные архивы принадлежат частным лицам, их содержимое зависит только от интересов их владельца.
Архивное делопроизводство – прямая обязанность архивариусов, то есть людей, которые являются сотрудниками архива. Стоит заметить, что должность архивариуса напрямую связывается с государственным архивом, так как большинство предприятий не выделяют специальных должностных ставок для архивной работы, а поручают её секретарям или другим штатным сотрудникам в качестве совместительства. Если же архив частный, то его делопроизводством занимается сам владелец.
Итак, какие же обязанности возлагаются на архивариусов? Само собой разумеется, что главной задачей является сохранность архивного фонда. Сохранность архивного фонда – это в первую очередь учёт архивных документов. Без организации качественного централизованного учёта невозможно не только хранение, но и использование документов. На совести архивариусов так же лежит разработка и внедрение современных систем документирования. Архивариусы осуществляют контроль за состоянием архива, а так же за состоянием делопроизводства в архивах различных форм собственности. Архивариусы должны оказывать методическую помощь, касающуюся архивного делопроизводства и геральдики Архивное делопроизводство предполагает так же осуществление контроля за использованием, а так же за публикациями документов.
Использование архивных документов строго регламентировано государственным законодательством. Запрещено использование архивных документов в интересах, противоречащих интересам государства. Недопустимо такое использование архивных документов, в следствие которого может быть нанесён вред самим документам или личным интересам отдельных граждан.
Начисляем зарплату работникам государственных архивов
Государственные органы, органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов*(1). Таким образом создаются государственные архивы. Обработка, учет, хранение архивных материалов, работа с ними - это ответственный труд, в котором задействовано большое количество людей.
Рассмотрим, каким образом и на основании каких документов организована оплата труда работников архивов.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 14.10.1992 N 785 "О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки" применение Единой тарифной сетки (ЕТС) обязательно для всех учреждений, находящихся на бюджетном финансировании. ЕТС предусматривает 18 разрядов оплаты труда и соответствующие им тарифные коэффициенты. Для 1-го разряда устанавливается коэффициент 1, для последнего, 18-го, - 4,5. Чем выше разряд, тем больше размер оклада.
В настоящее время согласно Федеральному закону от 04.02.1999 N 22-ФЗ "Об оплате труда работников федеральных государственных учреждений" (далее - Закон N 22-ФЗ) тарифная ставка (оклад) первого разряда ЕТС по оплате труда работников федеральных государственных учреждений определяется Правительством РФ. Так, с 1 мая 2006 года размер тарифной ставки (оклада) первого разряда ЕТС по оплате труда работников федеральных государственных учреждений составлял 1 100 руб.*(2) Но уже с 01.10.2006 Постановлением Правительства РФ N 590*(3) размер тарифной ставки первого разряда увеличен до 1 221 руб.
Следовательно, для установления разрядов оплаты труда работникам государственных архивов можно руководствоваться Приложением N 3 к данному постановлению. В приложении указаны разряды оплаты труда ЕТС по основным должностям служащих отраслей бюджетной сферы.
В частности, для работников архивов установлены следующие разряды:
¦ Наименование должности ¦ Разряды ¦
¦Главный специалист ¦ 11 - 14 ¦
¦Заведующие (начальники): отделами (секторами) по основной деятельности,¦ 11 - 14 ¦
¦лабораториями, архивохранилищами ¦ ¦
Квалификационные требования
Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без требований к стажу работы.
Знает и применяет в деятельности: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок хранения и использования архивных документов; государственную систему делопроизводства; порядок оформления дел и подготовки их к хранению и использованию, составление описей дел постоянного и временного срока хранения, акты об удалении и уничтожении документов и дел; порядок ведения учета и составления отчетности, структуру предприятия; основы организации труда, правила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила противопожарной защиты.
Смешные короткие истории из жизни 27-04-2013Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Архивариус должен знать:нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации архивариуса.Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Профессии > Архивариус (архивист)
Профессия архивариус (архивист)
Описание профессии:
Архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива. В «Толковом словарь русского языка» Ушакова, слово архивариус расшифровывается не иначе, как «Заведующий архивом». Должность актуариуса в России официально появилась 28 февраля 1720 (10 марта по новому стилю), после того, как Петром Великим был подписан «Генеральный регламент или Устав». Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать. » (в 2002 году этот день стал профессиональным праздником архивоведов).
На современный язык эту должность можно перевести как секретарь - регистратор. Постепенно, со становлением архивоведения, как самостоятельной научной дисциплины, слова актуариус и архивариус стали постепенно вытесняться из лексикона словом архивист.
Во многом из - за того, что без специальной подготовки быть хорошим управляющим архивом стало практически невозможно. Поэтому, директоров стали выбирать из подготовленного персонала, имеющего научный статус архивиста, который, в отличие от должности, было неизменным.
Основные цели и задачи архивистов - это собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства. В зависимости от профиля архива его сотрудники специализируются в той или иной области исторических знаний (политическая история, военная история, история народного хозяйства, литература, искусство) и хронологического периода.
В каждом крупном архиве идет специализация по видам работ: обработка материалов, создание научно-справочного аппарата, учёт документов, использование их, публикаторская работа. В архивах имеются отделы комплектования, которые курируют архивы учреждений, являющиеся источниками их комплектования. Архивы комплектуются также путём передачи личных, семейных фондов (архивы писателей, учёных, гос.деятелей, военных и тд.).
Все материалы, находящиеся в архиве, должны быть сформулированы в архивные дела, иметь заголовок, раскрывающий содержание дела. За состоянием дел в архиве постоянно ведется наблюдение. Архивные материалы используются историками, писателями, кинематографистами, другими специалистами, для которых архивы являются базой их творческой деятельности.
Задача архивиста -приблизить документ к исследователям, облегчить им поиск материалов. По запросам музеев, различных организаций архивисты выявляют материалы по тем или иным историческим событиям. Материалы архивов широко используются при создании научно- популярных и художественных фильмов.
Личные качества:
Аккуратность в работе, дисциплинированность, ответственность, педантичность, концентрированность внимания, память на числа и символы, усидчивость, канцелярские способности; склонность к работе с документацией, способность к анализу и систематизации большого количества информации.
Должностные инструкции
Должностная инструкция архивариуса
I. Общие положения
1.1. Архивариус отвечает за полное, своевременное и качественное осуществление работы по ведению архивного дела на предприятии и за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.2. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N. ).
1.3.2. Положением об архивном отделе предприятия (инв. N. ).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N. ).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN. ).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии (согласно перечню 1 к настоящей Инструкции).
1.4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими.
1.4.3. Порядок составления описей документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
1.4.4. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
1.4.5. Порядок ведения учета и составления отчетности.
1.4.6. Организационную структуру предприятия.
1.4.7. Схему организационного взаимодействия архивного отдела со структурными подразделениями предприятия.
1.4.8. Основы научной организации труда в ведомственных архивах.
1.4.9. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации архивных работ.
1.4.10. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
II. Должностные обязанности
2.1. Архивариус обязан:
2.1.1. Организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив.
2.1.2. Принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.1.3. Участвовать в разработке номенклатур дел, проверять правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
2.1.4. В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, вести их учет.
2.1.5. Подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение (на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли).
2.1.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
2.1.7. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.1.8. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.1.9. Контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.1.10. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.
2.1.11. Принимать необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
2.2. Архивариус должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику архивного отдела отчетную и иную служебную документацию.
2.3. Регламент рабочего времени архивариуса соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
III. Права работника
3.1. Архивариус имеет право:
3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
3.1.2. Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о документах, подлежащим направлению (возвращению) в архив.
3.1.3. Готовить и представлять начальнику архивного отдела предложения по совершенствованию организации его работы.
IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника
4.1. Архивариус несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
4.1.1. Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов и материалов по ведению архивного дела на предприятии (в части касающейся).
4.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника архивного отдела.
4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.2. Основным критерием оценки труда архивариуса является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда архивариуса уполномочен осуществлять начальник архивного отдела. Полномочия начальника архивного отдела по применению мер поощрения и взыскания в отношении архивариуса определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN. ).
Архивариус, занимающийся предоставлением архивных услуг, не может ограничиться пониманием архивных наук. Для успешной работы архивариусу необходимо владеть практическими навыками менеджера, такими как: осуществление коммуникаций, принятие управленческих решений, управление организационными изменениями, разработка бизнес-процессов. Существует несколько объективных причин, не позволяющих профессиональному архивариусу без наличия управленческих навыков успешно осуществлять свою деятельность по работе с документами компаний в качестве внешнего консультанта.
Одна из главных причин, обуславливающих данный факт, заключается в риске, которые берут на себя консалтинговая фирма и компания-заказчик, а также в проблемах, возникающих в процессе их сотрудничества. Этот риск и связанные с ним осложнения заключаются не в том, что оговоренные и оплаченные услуги не будут оказаны, а в том, что содержание и результат архивной услуги, о которой шла речь в переговорах, могут пониматься по-разному заказчиком и исполнителем. Заказчик смотрит на деятельность консультанта-архивариуса с точки зрения эффекта от деятельности, а архивист смотрит на свою деятельность с точки зрения ее содержания и конечных (отчетных) продуктов. При этом архивариус, как правило, искренне стремится помочь клиенту.
Возникновение подобной проблематики в основном связано с тем, что за последние 4-5 лет в архивном бизнесе появилось много «случайных» людей, и причиной такого наплыва «консультантов-архивариусов» связано не только с отменой лицензирования. В данном случае в категорию «случайных людей» попадают даже отличные архивариусы, но такие, которые по уровню квалификации не могут качественно выполнять консалтинговые проекты. Хороший архивариус может хорошо — правильно, своевременно и с минимальными затратами — решить поставленную перед ним задачу. Однако эту задачу необходимо перед ним поставить. В этом случае, если необходимые условия для решения этой задачи будут созданы, специалист отлично с ней справится. В консалтинге в подавляющем числе случаев ситуация иная: сотрудники архивной компании часто имеют дело с ситуацией, когда не сформулирована даже проблема. Заказчик часто не может при первом контакте вразумительно описать проблемное поле, не говоря уже о том, чтобы поставить задачу. Его позиция может определяться общими словами, такими как «хочу навести порядок в документах».
Это означает, что необходим не один день переговоров, десяток «вопросов на понимание» и «на уточнение», провведение экспресс-диагностики или детальной диагностики потоков документов компании, прежде чем становится, возможно, грамотно сформулировать задачу, которую предстоит решить архивариус совместно с самим заказчиком. В данном случае знания архивного дела недостаточно — в такой ситуации обычный архивариус оказывается беспомощным. Возникает потребность в профессионале — человеке, который может продиагностировать ситуацию, разобравшись в причинно-следственных связях, четко сформулировать задачу и решить ее, не ожидая того, что кто-либо создаст ему необходимые для работы условия. Для этого необходимо быть не просто мастером своего дела, но и методологом.
Второй немаловажной причиной, по которой «обычный» архивариус, без соответствующей управленческой подготовки, не справится с описанной ситуацией, является тот факт, что подобные узкие специалисты умеют выполнять строго определенные процедуры по определенным технологиям. В своей работе они идут «изведанным путем», решают задачу, иногда не замечая, что эта задача — не та, что приводит к желаемому для заказчика результату. То есть возникает ситуация, когда в процессе работы происходит подмена одной задачи — другой. Иными словами, архивариус решает знакомую ему задачу по нужной методике, запрашивая у компании требуемые ему для работы ресурсы (финансы, людей и так далее). Специалист добросовестно работает и получает ожидаемый им самим результат, но не тот, который ожидает увидеть компания-заказчик.
Технология работы архивариуса — путь решения задачи — напрямую зависит от самой поставленной задачи. А если задача сформулирована неточно, понята неверно, то и механизм ее решения, вся деятельность приводят вовсе не к желаемому результату. Прежде чем начинать командно работать по запросу клиента, необходимо четко сформулировать цели и задачи работы, согласовать их с заказчиком, максимально точно обрисовать планируемые результаты, нарисовать картинку предполагаемого «на выходе» продукта. Только после этих проделанных шагов можно организовывать команду специалистов для реализации проекта. И этот путь — путь постановки задач совместно с заказчиком — узкий специалист, привыкший к выполнению своего участка работ, пройти, как правило, не может. Он «зауженно» видит проблемное поле с той точки, с которой привык действовать.
Третья причина, вынуждающая архивариусов брать на себя часть работы менеджеров, кроется в возникновения сложностей в сотрудничестве — деятельности специалиста в ситуации, когда для его работы кем-то не организованы соответствующие условия. В таком случае находится масса оправданий затягивания работ или их невыполнения. Можно услышать, что решить задачу невозможно, потому что у компании нет какого-либо сотрудника или предоставленные данные не отражают проблемное поле. На самом деле архивариус просто не в состоянии сам организовать соответствующие условия, он просто не знает, как это делается и что для этого нужно, не может сделать шаг назад и в сторону, чтобы создать требуемые условия и самому получить недостающую информацию. В большинстве случаев архивариус представляет, как должно быть, как выглядит то, с чем ему предстоит работать. Но он не знает, каким путем добиться этого, как и где получить недостающие сведения. Это является следствием недостаточной степени владения навыками работы в командах.
Развитию квалифицированных и мотивированных архивариусов и руководителей вспомогательных команд препятствуют несколько факторов: установки университетских факультетов, специализация дисциплин, отсутствие единой учебной программы факультетов и профессиональных учебных заведений. Последним, как правило, недостает теории и практики метода вовлечения: они делают упор на традиционное чтение лекций и изучение фактов, а не контролируемое развитие навыков на практике. Кроме того, существует препятствие со стороны руководителей компаний-клиентов, когда понятие «я сам», как правило, рассматривается как величайший признак компетентности, а просьбы о помощи — как признак слабости.
Наличие у архивариуса опыта работы по архивной специальности тоже не является средством избежание описанной ранее проблемы. Многие специалисты считают, что если они проработали несколько лет на одной должности в одной-двух организациях, то они уже знают все в этой сфере и могут идти в архивариусы. В целом, подобная позиция имеет отношение не только к архивариусам, но и к представителям других профессий. Опыт работы архивных компаний показывает, что это не так. На проверку оказывается, что у подобных сотрудников есть лишь умение выполнять знакомые по предыдущим работам операции и слабое представление о том, как эта деятельность связана с целями и задачами бизнеса клиента в целом.
Именно поэтому специалисты Архивная служба обладают знаниями в области построения процесса консалтинга, начиная с первого контакта с клиентом, определения проблемной зоны и заканчивая предоставлением отчета о результатах деятельности.
Присоединяйся, и будь в курсе всего!" data-orientation="horizontal" data-following-enable="false" data-sn-ids="vk.tw.fb.gp." data-selection-enable="false" data-follow-title="Присоединяйся к нам в Соц. сетях!" data-exclude-show-more="true" data-share-style="1" data-counter-background-alpha="1.0" data-top-button="false" class="uptolike-buttons" >
Архивист — хранитель или сотрудник архива, отвечающий за систематизацию и учет документов, доверенных на хранение.
От лат. archivum, греч. archaios — древний.
Архивист — хранитель или сотрудник архива, отвечающий за систематизацию и учет документов, доверенных на хранение.
Особенности работыАрхивист работает с так называемыми исполненными документами. Т.е. с документами уже пришедшими на хранение (до этого ими занимается специалист по документоведению).
В архиве могут храниться самые разнообразные документы: приказы и распоряжения дирекции, старые метрические книги, протоколы, видео- и аудиосведетесльва. Содержимое архива зависит от профиля организации, в которой действует архив.
Например, в региональных госархивах находятся документальные свидетельства о жизни наших предков. И многие люди, пытаясь составить свою родословную, обращаются в эти архивы.
Задача архивиста – не только хранение и систематизация. Он, как библиотекарь, получает запросы на хранящиеся документы, находит их выдаёт для пользования. Готовит выписки из архивных документов, снимает копии.
Технология поиска документа зависит от поставленной задачи. В крупных архивах с разветвлённой структурой поиск нужной информации или документа — это работа коллектива. Заказчик может и не знать заранее, какие именно документы он хочет найти. Перед началом поиска архивариус-консультант старается четко сформулировать цели и задачи работы, максимально точно обрисовать планируемые результаты, нарисовать картинку предполагаемого «на выходе» продукта. Только после этих проделанных шагов можно организовывать команду специалистов для реализации проекта.
Рабочее местоГосударственные архивы, фонды хранения видео- и аудио-документов, крупные организации и предприятия с большим документооборотом.
Важные качестваСклонность к работе с документацией, к работе с большим количеством информации, хорошая память, системное мышление, пунктуальность, аккуратность.
