Делопроизводство программа

Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам.

Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник. Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами. Делопроизводство в современном виде родилось в России в 1811 г. было и до сих пор остается настолько самобытным, что вполне можно говорить об его национальных особенностях.

От производителей программного обеспечения в области работы с документами часто приходится слышать слова «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив документов », «деловые процедуры» и др. Как правило, все эти понятия они используют как синонимы для пропаганды своих решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей по всем, даже самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это, безусловно, вредит рынку, сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, мы уже созрели для создания некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Но это тема отдельного разговора, и ниже мы не будем ее затрагивать подробно. Целью данной статьи является попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документооборота на предприятии. а так же документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства. Также мы очень кратко остановимся на некоторых продуктах, предназначенных для автоматизации работы с документами на российском рынке, и попытаемся их рассмотреть с точки зрения данных определений и существа самих решений. Это может быть полезно, например, для тех, кто считает систему распознавания текста самым важным компонентом в автоматизации корпоративного документооборота. В заключение мы постараемся оценить перспективы развития российской индустрии автоматизации делопроизводства и документооборота.

Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и нашем видении места делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

Для многих эти два понятия синонимичны. По нашему мнению, их нужно различать.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Cистематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием.

Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Популярность в России термина «электронный архив» является, на наш взгляд, одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как и торжество идей сканирования распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач (создание, технология обработки и систематизация документов). Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого, исходя из наших определений, не может быть в принципе, т. к. на самом деле документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.

Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:

1. клиент звонит в компанию для размещения заказа;
2. заказ регистрируется в базе данных клиентов;
3. выписывается счет на товар;
4. счет передается в бухгалтерию;
5. бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе;
6. товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;
7. выписывается счет-фактура и накладная на товар;
8. товар отгружается клиенту;
9. счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Рис. 1. Отличие делопроизводства от деловых процедур

В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 7 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Если продажи устроены более сложно, например при наличии формальных внутренних отношений между отделом продаж, складом и бухгалтерией, то в делопроизводстве могут появиться дополнительные процедуры.

Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т. д.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

Основные компьютерные программы для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):

1. системы workflow (автоматизации деловых процедур);
2. системы groupware (коллективной работы);
3. системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
4. системы электронной почты (служат для обмена документами).

Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).

Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы (если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. д.)

Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают. Впрочем, и обратные примеры совсем не редки.

В итоге на данные момент наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». На наш взгляд, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур.

Кроме перечисленных выше есть еще целый ряд обстоятельств, до недавних пор серьезно затруднявших внедрение данных технологий в России:

1. отсутствие законченных программ для автоматизации российского делопроизводства и документооборота;
2. отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур;
3. путаница в позиционировании программ западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д.

На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.

Для повышения спроса на программы в области делопроизводства необходимо решить две основные задачи. Во-первых, объяснить важность совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во-вторых - совершенствования и автоматизации деловых процедур.

Тогда как вторая задача более или менее понятна, на первой следует остановиться подробнее.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Потому что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

Рис. 2. Компоненты управления предприятием

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так.

1. Руководство теряет целостную картину происходящего.
2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
4. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
5. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
6. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.

В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Наиболее распространенное решение - это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Как уже отмечалось выше, один из самых важных факторов успешного развития предприятия - его качественное управление. Следствием этого неизменно будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.

Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так.

Программа автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на программу ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и программу автоматизации делопроизводства и документооборота.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, стоят серьезные задачи.

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии. В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы. При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая - корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

1. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.
3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
5. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.

Программа документооборота

Ведение делопроизводства – неотъемлемая часть работы любого предприятия. Очень часто заполнение и отслеживание различной документации сопряжено с большими трудозатратами и сложностью управления делопроизводством. Эффективным решением проблем, связанных с ведением делопроизводства, может стать автоматизация делопроизводства. Для этого всё больше компаний переходят на СЭД – систему электронного документооборота. Автоматизация делопроизводства существенно снижает затраты времени и сил работников на всех уровнях управления организацией. Ведение делопроизводства перестанет быть обузой для сотрудников фирмы.

Программа делопроизводства и документооборота Docsvision предлагает клиентам простое решение различных задач. Используя платформу Docsvision, Вы сможете максимально автоматизировать и упорядочить процесс ведения документации, исполнение различных задач на предприятии, а также управление делопроизводством.

Программа документооборота позволяет создать электронный архив документов, который дает возможность в любое время легко обратиться к необходимому документу. Кроме того, программы автоматизации делопроизводства Docsvision позволяют управлять нормативными документами и отслеживать исполнительные процессы.

Если Вы хотите сделать процесс управления предприятием удобным, то Вам в первую очередь потребуется программа, которая позволяет упорядочить делопроизводство, и программа документооборота, которая создаст идеальный порядок в документации. Используя программы автоматизации делопроизводства Docsvision, Вы сможете повысить результативность и прибыльность своего предприятия за счет экономии времени на бумажной документации и контроля качества исполнения работ. Все бизнес-процессы будут происходить под постоянным контролем, а также будет сокращено время на обработку документов и ведение делопроизводства. Вы сможете создать несколько уровней допуска к программам делопроизводства и документооборота, а значит, каждый на предприятии будет заниматься решением своих задач. Управляя делопроизводством, руководство сможет не беспокоиться за утечку данных и распространение ненужной информации. Программа автоматизации делопроизводства Docsvision ограничит свободный доступ к папкам и файлам. Очень удобно, что при управлении делопроизводством начальство сам может настраивать систему защиты данных. Это не потребует больших временных затрат. Любой человек с лёгкостью сможет обучиться управлению делопроизводством.

Программы управления делопроизводством Docsvision идеально подходят для крупных предприятий, на которых без электронного документооборота и систем делопроизводства сложно навести порядок. Использование программ автоматизации делопроизводства Docsvision позволяет в кратчайшие сроки ускорить и упорядочить бизнес-процессы, привести в порядок документооборот, создать удобный электронный архив, а также повысить прибыльность предприятия. Помимо возможности быстрого нахождения необходимого документа программа автоматизации делопроизводства Docsvision позволяет использовать электронную подпись. Одним нажатием клавиши Вы сможете подготовить необходимый документ. Такая функция упрощает ведение делопроизводства и ускоряет движение документов.

Естественно, необходимость в ведении делопроизводства касается также среднего и малого бизнеса. Из-за меньшего документооборота таким фирмам достаточно стандартной комплектации программы автоматизации делопроизводства Docsvision. Затраты на СЭД – это денежные вложения в будущее любого предприятия. Управление делопроизводством – это шаг в сторону развития компании.

Программа документооборота Docsvision предназначена для упорядочивания документации и автоматизации процесса документооборота не предприятии. С помощью этой системы можно сделать процесс делопроизводства более быстрым и аккуратным. Программа ведения делопроизводства Docsvision помогает решить проблемы по хранению документации (электронный архив), по отслеживанию и контролю потоков документации, а также по повышению уровня исполнительской дисциплины. С Docsvision ведение делопроизводства станет простым, лёгким и доступным!

Делопроизводство программа

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

• входящие
• исходящие
• внутренние

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Стандартная схема обработки входящего документа:

• Первичная регистрация входящего документа
• Рассмотрение
• Исполнение

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ .

Стандартная схема обработки исходящего документа:

Программа элективного курса - Делопроизводство на компьютере - Компьютерные программы для ДО

Аннотация:

Программа содержит базовые знания работы на ПК и рекомендации по грамотной организации документооборота с использованием компьютера. Особое значение отведено применению комплекса программ Microsoft Office для создания и оформления документов.

В процессе теоретического обучения старшеклассники знакомятся с трудовой деятельностью работников управленческого аппарата, вопросами профессиональной этики, вопросами бездокументного обслуживания.

Обучение по данной программе направлено на выработку устойчивых навыков использования компьютерных технологий в делопроизводстве и офисе, формирование и развитие у учащихся интеллектуальных и практических умений в профессиональной области управленческой трудовой деятельности, умение самостоятельно приобретать и применять знания, развитие у учащихся творческих способностей, умение работать в коллективе, вести дискуссию, отстаивать свою точку зрения.

5. Расширение представлений о возможностях компьютера.

Целевая аудитория: для 10 класса

Автор: Титова Оксана Станиславовна

Рабочая программа

Самостоятельная работа – 20

_______________________________

Всего – 100

2. Теоретический курс

Тема 1. Основные понятия и определения

Понятие документа, функции документа, классификация документов, связанных с выполнением функций управления и деловыми процессами.

Понятие и виды унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов документов.

Понятие документооборота. Общие принципы и методические основы организации документооборота. Современные требования к составлению и оформлению документов. Общие требования к тексту управленческого документа.

Понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления». Управление как объект документационного обеспечения. Служба документационного обеспечения управления. Значение документов для реализации управленческих решений.

Упражнение . Подготовить документы университета в соответствии с унифицированной системой делопроизводства.