Категория: Windows: Ведение дел
Интеграция с Системой управления поручениями позволяет облегчить сотруднику процесс отчетности о трудозатратах за счет автоматического наполнения задачами, которыми он занимался. Сотруднику остается лишь указать трудозатраты по каждой задаче и дни, в которые они были затрачены. Если выполняемая задача была поставлена вне Системы управления поручениями, то она заносится в табель вручную.
Подробнее о возможных вариантах наполнения табеля читайте в статье форма табеля учета рабочего времени.
В это статье рассматривается модель данных о задачах, необходимая для выполнения интеграции Систем.
Модель данных о задачахПрежде всего, необходимо выполнить интеграцию Системы управления поручениями с Системой управления финансами проектов. потребуется интеграция справочника номенклатуры бюджетных статей проекта. Это необходимо, чтобы при постановке задачи сразу привязать её к проекту и разделу бюджета в нем.
Карточка задачиНиже представлен минимальный набор данных, необходимый для корректного учета трудозатрат по проектной задаче, и сопутствующие этим данным автоматические проверки. В результате прохождения проверок определяется список задач, которые автоматически попадут в табель сотрудника в конкретном отчетном периоде.
26.01.15. В Directum 5.1 улучшена канцелярия и контрольная панель руководителя
Вышла новая версия ECM системы DIRECTUM 5.1. В версии 5.1 пользователей ждет ряд улучшений в модуле Канцелярия. Появилась удобная форма поиска регистрационно-контрольных карточек (РКК), а описать содержание документа в поле карточки теперь можно с помощью шаблонных фраз – автотекстов. Улучшена работа с поручениями - появилась возможность формировать несколько поручений для разных исполнителей в рамках одной вынесенной резолюции. Причем можно выдавать и такие поручения, которые требуют периодического исполнения. Также полностью переработан внешний вид сайта контрольной панели руководителя. Каждый показатель можно представить в различных разрезах, например, по категории или подразделению, и опуститься до детализированных значений. Это облегчает контроль деятельности и снижает риски и позволяет избегать финансовых потерь. Кроме того, в новой версии улучшена масштабируемость, скорость работы и усовершенствованы инструменты разработчиков для быстрого внедрения.
2014. Обновление Directum Solo - ECM системы для руководителя
DIRECTUM Solo - это надстройка над ECM системой Directum для руководителей. DIRECTUM Solo позволяет работать с документами, заданиями и задачами с ноутбуков и планшетов. На днях вышла новая версия этого инструмента - DIRECTUM Solo 1.3. которая позволяет работать с нескольиким системами Directum в одном интерфейсе, ставить задачи/поручения сразу нескольким сотрудниками (группе), отправлять групповые уведомления, ставить заданиям приоритеты. В специальной папке «Личные» пользователь может разместить ссылки на необходимые документы, тем самым получит оперативный доступ к данным в любое время.
2013. Компания А2Б выпустила новую версию модуля Поручения
В онлайн-системе управления бизнесом А2Б полностью обновлен модуль "Поручения". Кроме нового интерфейса, был добавлен новый функционал. Теперь работать с поручениями стало удобнее: вся информация на одном экране. В новой версии добавлена роль наблюдателя, отображается динамика по исполнению поручения, добавлен быстрый поиск. Теперь авторы и исполнители поручений смогут эффективнее работать с задачами: обсуждать, прикладывать файлы, отчитываться и согласовывать одним кликом. Вся история работы с поручением фиксируется в журнале. Все шаги по делегированию задачи в целом или ее части также будут отображаться в карточке поручения. Кроме этого, поручение можно выдавать из проекта или документа. Основание поручения также отображается в его карточке.
2010. iDecide - iPad клиент для Directum
Компания Намип представила решение iDecide. которое предоставляет мобильный доступ к ECM системе Directum с планешта iPad. iDecide состоит из серверной части, интегрируемой с Directum и приложения для iPad. Приложение предназначено для руководителей (именно они чаще всего являются счастливыми обладателями iPad) и нацелено на поддержку быстрого принятия управленческих решений. Кстати, каждому покупателю iDecide, планшет iPad дарится бесплатно. iDecide предоставляет эргономичный интерфейс и позволяет легко находить и редактировать документы, помечать маркером важные фрагменты, добавлять голосовые комментарии к любой части документа. Решение также включает в себя модули документооборота и управления поручениями. iPad приложение iDecide может работать в офлайн режиме (без подключения к сети, с последующей синхронизацией).
1 Система управления поручениями Докладчик: Ренат Батыров Найля Ильманбетова
2 Проекты, задачи и назначения Мои задачи – «Долой стикеры на мониторах!» Что сегодня надо сделать? Какие самые приоритетные задачи? Кто ждет моего звонка до обеда? Задачи другим – «Автоматический отчет о выполнении?» Что необходимо проконтролировать сегодня? Что сейчас делает сотрудник? На что и сколько было затрачено времени? Проекты – «Управление проектами – это просто!» Какова структура работ в проекте? Сроки и исполнители? В каком состоянии проект сегодня?
3 ЗАДАЧИ –Задача себе –Задача подчиненному Назначение, делегирование «сверху-вниз» Передача «по горизонтали» Директор Топ-менеджер Исполнитель 2Исполнитель 3Исполнитель 1
4 Классификация деятельности
5 Цикл поручения Мониторинг: Изменение приоритета Уточнение задания Возможность отклонения на доработку Учет длительности выполнения Гибкий отчет по задачам Разграничение доступа Исполнитель видит только свои задачи Руководитель может увидеть задачи подчиненных назначенопринято исполнителем выполненосдано исполнителем принято начальником
6 Возможность группировки Сроки. Важность Ответственные.
7 Система управления поручениями Помогает: – Топ-менеджеру – Руководителю отдела – Руководителю проекта – Диспетчеру службы поддержки
8 Система управления поручениями
9 Календарь пользователя
10 Индивидуальное поручение Основные задачи
Conteq TaskSpace совместим с бесплатной редакцией SharePoint Foundation.
Модуль управления поручениями в SharePoint предоставляет следующие возможности:
Автору поручения:
Исполнителю поручения:
Контролеру поручения:
После исполнения поручения исполнителем Автор или Контролер (для контрольных поручений):
Дополнительные возможности:
Управление задачами/поручениями
Lement Pro является эффективной системой управления задачами и поручениями. Задачи и поручения могут возникать как по проектам, так и вне них. В работе каждой компании количество задач и поручений постепенно нарастает как «снежный ком», и без грамотно настроенного инструмента даже руководитель не всегда может вспомнить, какие поручения он давал и когда.
Что такое задача в системе Lement Pro? Задача может быть краткосрочным разовым поручением для отдельного сотрудника или весомой частью какого-либо проекта с большим количеством этапов и участников.
В рамках задачи исполнители могут:Например, «Открытие нового офиса» — это проект, который может состоять из таких задач как «Найти место для нового офиса», «Разработать дизайн интерьера», «Заключить договор аренды», «Выбрать бригаду для ремонта» и пр. При этом система Lement Pro автоматически сгруппирует нужные данные в формате отчётов.
В Lement Pro созданы механизмы, позволяющие автоматически группировать задачи по нужным признакам — например, по исполнителям, важности и срочности, по объектам, по стадии выполнения и пр. Это позволяет не тратить время на поиск нужной информации, а получать нужную информацию мгновенно — на основе заданных условий.
Карта дел имеет простой интерфейс, понятный с первого взгляда.
В центре сайта находится интерактивная карта с возможностями приближения и удаления, перемещения по регионам и изменением вида. Все имеющиеся на данных момент дела показаны на карте.
С помощью нашего сайта, используя наглядный поиск по карте города, можно:
Периодически необходимость в помощи возникает у всех. Всегда может сложиться ситуация, когда требуются свободные руки или свежая голова. Как раз в те минуты, когда один человек ищет помощи, другой задумывается о поиске подработки рядом с домом. Проект создан для того, чтобы помочь этим двум людям найти друг друга.
Карта дел предназначена для каждого, кто ищет помощника или хочет подзаработать. Совершенно не важно, сколько вам лет, какое у вас образование, есть ли опыт работы и так далее. Разместить объявление на сайте может любой, равно как и любой может на него откликнуться. Нет никаких ограничений касательно содержания объявления, размера вознаграждения и других критериев. Вы можете указать любую контактную информацию.
Аналогично, не существует никаких ограничений и для работников. Работодатель сам указывает требования к помощнику, описывает необходимые навыки, возраст и так далее. Вы легко сможете найти подработку рядом с домом, которая бы подходила именно для вас.
Проект не имеет также никаких географических ограничений. Размещать предложения своих услуг и поручения можно абсолютно в любой точке земного шара. При входе на сайт каждый пользователь видит карту своего региона.
Спектр вакансий сайта очень широк. Речь может идти и о выполнении срочного поручения, и о долговременной работе. Это может быть задание, которое необходимо выполнить в течение часа, и поручение, справиться с которым можно на неделе.
Цель проектаЕжедневно тысячи людей ищут подработку или вторую работу. К сожалению, очень часто сами поиски отнимают огромное количество энергии и времени. А тут еще основная работа или учеба – разбрасываться временем не приходиться. В итоге человек искренне хочет работать, но не может найти ничего подходящего.
А в это же самое время кто-то нуждается в услугах как раз этого человека. Кому-то нужна няня на пару вечеров, кто-то ищет водителя или курьера, кому-то надо помочь с переездом. Все эти люди вынуждены либо обращаться в агентства и переплачивать, либо справляться своими силами.
Создатели проекта «Карта дел» решили помочь встретиться тому, кто хочет работать, и тому, кто нуждается в работнике. Они придумали простой и необычайно эффективный способ организовывать предложения от тысяч работодателей – размещать их на интерактивной карте. Каждый пользователь может просто оглядеться вокруг того места, где он находится сейчас, и найти подработку себе по душе.
В этом и состоит цель Карты дел: она помогает работодателю и исполнителю найти друг друга. Это информационный ресурс, позволяющий:
Чтобы получить доступ к полному функционалу сайта, необходимо пройти процедуру авторизации. Она не занимает много времени и практически не требует усилий. Для авторизации можно использовать ваш аккаунт в любой крупной социальной сети. При этом искать подработку рядом с домом можно и без авторизации, вы будете видеть всю необходимую информацию.
Карта дел имеет простой интерфейс, понятный с первого взгляда. Достаточно лишь взглянуть на сайт, чтобы освоиться и свободно размещать объявления и отвечать на них. В центре сайта находится интерактивная карта с возможностями приближения и удаления, перемещения по регионам и изменением вида. Все имеющиеся на данных момент дела показаны на карте. Если вы ищете исполнителя, то вам достаточно переключиться ко второй карте, на которой будут отображены свободные соискатели работы.
Дела и исполнители обозначаются на карте специальными значками. Каждый значок соответствует одной крупной сфере поручений. На данный момент таких сфер на сайте девять:
Таким образом, чтобы найти подработку рядом с домой просто осмотрите ближайшие районы по карте и выберете подходящий тип поручения. При нажатии на дело вы увидите подробную информацию и необходимые контакты. Все, что вам остается, это связаться с работодателем и выполнить поручение.
Если вы сами хотите дать задание пользователям, вам необходимо указать всю необходимую информацию, выбрать тип поручения и определить срок, в течение которого оно будет актуально. После этого система сама поместит его на карту в соответствии с указанным адресом.
На сайте также имеется удобная система поиска как поручений, так и исполнителей. Вы можете выбрать определенную сферу, размер вознаграждения и актуальность. Таким образом, на карте вы будете видеть только информацию, которая интересна именно вам. Чтобы не пропустить выгодное предложение, вы можете настроить уведомления с сайта, которые будут приходить на ваш электронный почтовый ящик.
Отличия от сайтов поиска работыКарта дел – это не сайт для поиска постоянной работы. Здесь нет постоянной базы работодателей, организованного каталога вакансий и форм для составления резюме. Проект создан для быстрого поиска подработки и, соответственно, исполнителей поручений. Именно поэтому все объявления имеет четкую географическую привязку.
Чтобы зарабатывать с помощью проекта, не нужно проходить длительную процедуру регистрации и заполнять подробные анкеты. Достаточно авторизироваться с помощью одной из социальных сетей и найти подходящее для вас предложение по карте. Найти подработку рядом с домом можно буквально за несколько минут.
Большинство заданий на сайте не предполагают необходимость специального образования или опыта работы. Чтобы выполнить такие поручения, достаточно иметь желание работать и свободное время. Все, что необходимо сделать, это связаться с пользователем, разместившим задание, и предложить свои услуги.
Впрочем, на проекте можно встретить также поручения, ориентированные на специалистов в определенной области. Это отличная возможность для дополнительного заработка в своей в рамках своей специальности. Каждое объявление содержит указания относительно того, какой исполнитель требуется заказчику.
Проект «Карта дел» - это отличная возможность получить дополнительный заработок без заключения договоров и длительных контрактов. Сегодня вы выполняете работу, и сегодня же получаете деньги. Никаких бюрократических проволочек и бумажной волокиты. Вы можете работать тогда, когда у вас есть время и желание.
Для заказчиков Карта дел представляет собой прекрасную возможность быстро найти помощника в конкретной задаче без необходимости официально принимать его на работу. Достаточно лишь описать задачу и оставить объявление на карте. Впрочем, с помощью сайта можно найти и сотрудников для постоянной работы.
Управление поручениямиУправлять размещенными заданиями можно с помощью своего аккаунта. Вы всегда сможете видеть все ваши поручения, редактировать их описание, добавлять новую информацию и удалять уже выполненные дела. Каждое поручение имеет индивидуальный пароль, так что размещенные вами задания никуда не денутся даже в случае, если вы временно утратите контроль над аккаунтом в социальной сети.
Просто и доступноВсе гениальное просто – именно этим лозунгом руководствовались создатели проекта. Именно поэтому интерфейс сайта с самого начала решено было сделать понятным и легким, а наполнение – минималистичным. Эти принципы и стали основой функционирования сайта.
Здесь не нужно проводить много времени, читая огромное количество объявлений и отбирая нужное. Все, что необходимо, всегда перед глазами в максимально доступной форме. Никаких сложных профилей и длинных описаний. На Карте дел все просто, быстро, лаконично.
Создатели ресурса сблизили исполнителей и заказчиков до расстояния пары кликов мышкой. Найти подработку рядом с домом еще никогда не было так легко. Каждое объявление содержит необходимые контактные данные, нужно лишь написать электронное письмо или сделать звонок.
Но этого было недостаточно. Необходимо также, чтобы ресурс не захламлялся старыми поручениями, которые уже давно выполнены. Для этого создатели сайта придумали срок актуальности каждого дела. Заказчик сам определяет, в какой срок оно должно быть выполнено. После этого срока дело автоматически удаляется. Таким образом, исполнители всегда видят актуальную наглядную базу поручений.
Без посредниковПроект «Карта дел» представляет собой ресурс исключительно информационного характера. Пользование ресурсом абсолютно бесплатно как для работодателей, так и для исполнителей. Проект не является кадровым агентством и не получает никакого процента от сделок.
Все размещенные на карте поручения – это реальные объявления реальных людей. Сделка проходит исключительно между работодателем и исполнителем, задача сайта сводится только к тому, чтобы свести их друг с другом. На этом принципе строится вся работа ресурса.
Все денежные расчеты проводятся строго между работодателем и исполнителем. Проект не выступает в качестве посредника. На Карте дел нет никакой внутренней валюты, систем проведения сделок и других хитростей. Исполнитель просто находит поручение, выполняет его и получает вознаграждение.
Развитие проектаСовершенство не знает пределов, это знают и понимают создатели Карты дел. Когда-то этот сайт был всего лишь идеей соединить людей, которым нужна помощь, и людей, которые ищут возможность подработать. Сегодня это полноценный ресурс, эффективно справляющийся с возложенной на него задачей.
Разумеется, проект будет развиваться и далее. Со временем он станет еще удобнее и проще в использовании. Вы уже сейчас можете предложить администрации ресурса свое виденье будущего этого сайта. Присылайте свои замечания, найденные ошибки, свои мысли по поводу функционала ресурса.
Начать пользоваться Картой дел можно уже сегодня. На Карте уже имеются сотни поручений, ожидающих своего исполнителя, и не меньшее число исполнителей, которые хотят вам помочь.
Сегодня основные пользователи Кларис - компании среднего бизнеса, у которых несколько офисов и 20-80 сотрудников, работающих в системе. Чаще всего это управляющие компании.
Мы стремимся сделать систему доступнее для малого бизнеса. делаем ее удобнее, доступнее.
Если в вашей организации более 5-х сотрудников, Кларис вполне может повысить эффективность работы и исполнительскую дисциплину.
Контролировать исполнение поручений в системе Кларис просто и удобно.Для этого нужно добавить поручение. назначить исполнителя. Это необходимый минимум.
Срок выполнения поручения, важность, привязку к документу, проекту, соисполнителей вы можете устанавливать по своему усмотрению.
Новое поручение добавляется в два-три клика мышью.
Если вы руководитель и не любите работать на клавиатуре, можно просто наговаривать поручения на диктофон. сегодня он есть в любом телефоне, и передавать секретарю для регистрации.
Особенности web системы контроля исполнения поручений Кларис Единый центр управления Доступно вне офиса УведомленияДля каждого сотрудника регулярный доступ в систему необязателен: Кларис рассылает уведомления о поставленных поручениях, задачах и всех изменениях на Email. Можно дублировать уведомления на SMS. Это позволяет оперативно управлять сотрудниками не имеющими компьютера. или находящимися вне офиса.
Статитика, KPIВ процессе работы системы контроля исполнения поручений накапливается интересная статистика: можно увидеть сколько и каких поручений выполняет каждый сотрудник, насколько выдерживаются сроки, посчитать затраченное время или любые другие затраты. В любых разрезах.
Это дает возможность руководителю выстраивать и развивать систему мотивации в компании, повышать исполнительскую дисциплину.
Успех любой организации определяется степенью ее эффективности, то есть умением добиться значительных результатов, используя сравнительно небольшое количество ресурсов. Повышение эффективности неизбежно ведет к повышению рентабельности, ускорению денежных потоков и увеличению прибыли. Поэтому рост эффективности — главная забота каждого руководителя.
Однако добиться роста эффективности выполнения управления задачами под силу лишь тому управленцу, который может сделать эффективной свою собственную работу. Чем больше задач способен решить за короткое время руководитель, чем глубже он вникает в мельчайшие детали деятельности компании, чем полнее он осуществляет контроль поручений, тем слаженнее работает под его руководством коллектив. Практика показывает, что эффективный руководитель — не тот, который трудится в несколько раз больше и проводит на работе большее количество времени. Это тот человек, который использует совершенно иные стратегии и подходы к работе. Существует немало способов повысить личную эффективность. Это и использование внутренних ресурсов личности, и применение программного обеспечения, призванного облегчить и частично автоматизировать рутинную коммуникационную работу с персоналом по управлению задачами.
Видеообзор программы по контролю поручений IT Audit
Чем полезна руководителю программа «IT Audit: Поручения» при управлении задачами?