Рейтинг: 4.7/5.0 (1904 проголосовавших)Категория: Windows: Ведение дел
По состоянию на: 08.10.2010
Журнал: Справочник кадровика
Автор: Орлова Елена Васильевна
Тема: Документы кадровой службы, Архив, Работа в выходные и нерабочие праздничные дни, Сокращенное рабочее время, Ненормированный рабочий день, Неполное рабочее время, Иные режимы рабочего времени, Работа в ночное время, Сверхурочная работа
Рубрика: Кадровая практика
Нормативные документы
Справочные материалы
С помощью учета рабочего времени можно контролировать явку сотрудников на работу, оптимизировать затраты на оплату труда, устранять непроизводительные потери времени и даже оценивать отношение работников к работе.
Табель учета рабочего времени – главная и самая традиционная форма учета. Однако параллельно с ведением табеля работодатель может использовать и другие формы. А в некоторых случаях это становится просто необходимым.
Обратите внимание!
Пример оформления Положения о табельном учете см. в разделе Образцы документов
Выбор формы учета рабочего времени зависит от многих факторов, в т. ч. от особенностей организации труда, численности сотрудников, размера производственных площадей и пр. Главное, что нужно помнить при организации системы учета: ведение табеля учета рабочего времени на бумажном носителе является обязательным. А вот фактически помочь вести такой табель и до последней минуты учесть время, действительно отработанное каждым работникам, смогут электронная или биллинговая форма учета.
ЭЛЕКТРОННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА РАБОЧЕГО БРЕМЕНИ
Обратите внимание!
Ведение табеля учета рабочего времени на бумажном носителе является обязательным
Работодатели - сторонники жесткого контроля рабочего времени внедряют электронные системы учета рабочего времени (ЭСУРВ), интегрированные с электронной системой контроля и управления доступом (ЭСКУД). Такие системы могут устанавливаться как на внешнем входе/выходе из офиса, так и на внутреннем входе/выходе в различных частях офиса (кабинеты, переговорная, коридоры, комнаты для приема пищи, для курения и т. д.). Конечно, для этого нужны и финансовые возможности.
В таком случае приход и уход сотрудников из самого офиса и из любой его части (при внутренних перемещениях), где установлены электронные считыватели (контрольные точки с датчиками), отмечается в электронной системе путем регистрации бесконтактной прокс-карты либо электронного ключа с идентификационным кодом работника. Паузы на кофе, перекуры и перерывы на обед учитываются в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка в рамках корпоративной политики, установленной работодателем.
В компании вводится электронная система учета рабочего времени вместе с электронной системой контроля управления доступом. С помощью электронной системы руководство желает контролировать вход и выход работников из офиса, а также время, которое они используют не для работы, в частности перекуры. Есть ли возможность ограничить подобные паузы?
Введение контроля времени перекуров обусловлено тем, что для некоторых работников частые и длительные перекуры превращаются в способ симуляции, и такие злоупотребления крайне убыточны для работодателя. Поэтому, чтобы определить оправданную продолжительность перерыва в работе, работодатель может ввести фиксированное время перекуров. Для этого можно предусмотреть время перерывов для курения в локальном нормативном акте.
Например, вы можете установить в правилах внутреннего трудового распорядка пять перерывов для курения по 5 минут в конце каждого часа (10:55, 11:55, 14:55, 15:55, 16:55).
В целях фиксации времени, затрачиваемого работниками на курение, можно организовать и оборудовать курительную комнату, обозначенную специальным знаком «Место для курения», в соответствии с требованиями Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утв. приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313. На входе будут установлены электронные считыватели прокс-карт.
Современные ЭСУРВ в сочетании с ЭСКУД позволяют отслеживать практически любые ухищрения работников.
Довольно распространенная ситуация: сотрудник пришел на работу, включил компьютер (для видимости работы), подключенный к серверу корпоративных сообщений, и ушел «гулять» по офису, т. е. какое-то время он фактически не занимается своими задачами. Построить систему учета действительно отработанного рабочего времени можно и в этом случае.
Руководство организации приняло решение использовать настройку контроля работы клавиатуры и манипулятора (мышки). IT-специалист, активируя эту опцию, поставил временной интервал (15 минут), после которого начинается отсчет простоя компьютера. В результате ЭСУРВ будет считать сотрудника отсутствующим по прошествии 15 минут после сигнала с клавиатуры или мышки.
Толковый словарь
ЭСУРВ – электронная система учета рабочего времени.
ЭСК УД – электронная система контроля управления доступом.
Прокс-карта (Prox Card) – используется в качестве пропуска в системе учета рабочего времени, системе контроля и управления доступом в помещение. Она
имеет такие же размеры, как стандартная кредитная карта, изготавливается из поливинилхлорида, содержит идентификационный код работника и в необходимых случаях – его фотографию.
Биллинг (от англ. bill – счет, список, документ, опись) – процесс определения стоимости предоставляемых услуг или выписка счета по предоставленным услугам.
В компаниях с повышенными требованиями к безопасности и секретности информации могут использоваться и другие, более технологически сложные и дорогостоящие решения на основе биометрических данных, уникальных для каждого человека. Такие данные - отпечатки пальцев, геометрия ладони, рисунок радужной оболочки глаза, температурная карта лица (биометрические терминалы) - полностью исключают возможность регистрации другого сотрудника и гарантируют точность учета рабочего времени.
Оптовая фирма разместила биометрические терминалы, использующие в качестве объекта для идентификации геометрию ладони работников, на товарных складах и на центральном входе в административный офис. Для прохода с помощью клавиатуры работник должен ввести код и положить ладонь на терминал - идентификация происходит мгновенно. Данные регистрации передаются с терминала бухгалтерской компьютерной программе для централизованного учета и контроля использования рабочего времени, а также для обработки и составления платежных ведомостей.
Установка биометрических терминалов вместо электронных считывателей прокс-карт была вызвана необходимостью предотвращения некоторых манипуляций работников в части непроизводительных потерь рабочего времени.
Например, один работник склада покрывает другого, работая вместо него. Фактически кладовщик оказывает услугу коллеге, работая в его рабочую смену или часть рабочего дня, в то время как тот устраивает себе «выходной». При этом во многих случаях «заместитель» не имеет должной квалификации и допуска к данной работе.
Или другая ситуация, когда сотрудник открывает прокс-картой дверь и пропускает опоздавших коллег.
ЭСКУД с использованием прокс-карт, электронных ключей и других подобных способов не гарантирует, что не будет зарегистрирован другой человек. Благодаря биометрическим параметрам исключается обман при учете рабочего времени и тем самым перерасход заработной платы.
Решение руководителя оптовой фирмы о размещении биометрических терминалов предотвратило непроизводительные потери рабочего времени и позволило оплачивать труд только за действительно отработанное время.
Любая из электронных систем позволяет ежедневно в течение дня вести учет рабочего времени каждого сотрудника, в т. ч. и по самым различным параметрам: опоздания, переработки, текущее местонахождение (перемещение) внутри офиса. Эти данные можно получать в виде готовых отчетов и графиков электронной системы. Более того, поступление такой информации возможно даже в онлайн-режиме на монитор соответствующей службы, контролирующей использование рабочего времени.
Кстати, выбор электронной формы учета далеко не всегда ставится в зависимость от численности работников. Для ряда небольших и средних фирм (в силу специфики бизнеса, интересов безопасности или представительских функций), располагающих определенными финансовыми возможностями, очень важно оснащение современными способами учета рабочего времени, контроля и управления доступом в офисные помещения - как с точки зрения конфиденциальности информации ряда служб, так и с позиции актуального делового имиджа компании в целом. С другой стороны, крупные предприятия с тысячами работников и рады бы воспользоваться электронной системой учета, чтобы облегчить себе жизнь, но в силу ограниченности финансов довольствуются обычным турникетом на проходной с вневедомственным охранником и традиционными табелями учета рабочего времени в цехах и аппарате управления.
Наличие электронной системы не освобождает работодателя от обязанности вести табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13. Таким образом, внедряя электронную систему учета рабочего времени, работодатель должен наряду с ней вести и обязательную табельную форму такого учета.
Программное обеспечение позволяет получать сводные отчеты и графики о фактически отработанном времени и отклонениях от заданных для каждой категории работников нормативов (продолжительность рабочего дня, рабочей недели, минимального перерыва между сменами, перекуров, кофе-пауз, обедов, выходов ранее графика и вне графика и т. п.), а в некоторых случаях - и с возможностью создания соответствующих комментариев к отчету.
В нашей компании внедряется электронная система учета рабочего времени. В связи с этим все работники должны в этой системе зарегистрироваться. Можем ли мы обязать их пройти такую регистрацию? В Кодексе такая обязанность работника не предусмотрена.
Действительно, при введении электронной системы учета рабочего времени работник должен в ней зарегистрироваться. Однако из смысла ст. 91 ТК РФ не следует, что работодатель может возложить на работника такую обязанность, поскольку вести учет рабочего времени должен именно работодатель.
Между тем на практике такая обязанность работника может быть предусмотрена в трудовом договоре (ч. 4 ст. 57 ТК РФ) и (или) в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). В этих документах могут быть закреплены дополнительные права и обязанности работников; главное - чтобы они не ухудшали их положение по сравнению с установленным трудовым законодательством.
Введение электронной системы учета рабочего времени в значительной мере способствует более точному его учету в тех случаях, когда лицо, ответственное за составление табеля, практически не имеет возможности установить время прихода (ухода) на работу (на обеденный перерыв), в случаях прогула, а также работы в условиях ненормированного рабочего дня и т. п. Правовое положение работника при этом не ухудшается, поскольку такая обязанность не влечет для него расширения трудовой функции, а лишь способствует и надлежащему исполнению обязанности работодателя по более объективному учету рабочего времени, и соблюдению в организации дисциплины труда.
Более того, вводимая в компании электронная система учета рабочего времени позволяет самому работнику защищать свои права и интересы в случае необоснованных претензий со стороны работодателя.
БИЛЛИНГОВАЯ ФОРМА УЧЕТА РАБОЧЕГО БРЕМЕНИ
Биллинговая система учета рабочего времени (система формирования счетов) в ряде случаев применяется организациями, оказывающими услуги своим клиентам (аудиторские, консалтинговые, юридические, бухгалтерские и другие компании).
Например, если специалисты компании обслуживают не одну организацию, а оказывают консалтинговые услуги различным фирмам, руководителю компании стоит обратить внимание на биллинговую систему учета рабочего времени.
Биллинговая система работает следующим образом. В первую очередь разрабатывается и утверждается в одном из приложений к бухгалтерской учетной политике форма ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени специалиста в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
Ежедневный отчет составляется как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Он заполняется сотрудником не только на рабочем месте в офисе, но и за его пределами (в командировке, на проверке, на консультации в офисе клиента и т. п.). В отсутствие сотрудника (по болезни, в отпуске) заполнение отчета не производится.
В этом отчете специалист указывает, что он сделал в течение рабочего дня для каждого конкретного клиента и сколько времени заняла каждая работа (с указанием утвержденных кодов трудозатрат). На основании указанных данных и заранее введенных в электронную систему денежных параметров оценки труда система формирует счет, который главный бухгалтер распечатывает и отправляет клиенту для оплаты. Кроме того, электронная система суммирует количество потраченных на работу часов, и исходя из этих данных можно установить занятость того или иного сотрудника, т. е. реальность трудозатрат на проведение, например, консультации или проверки. А на основании выставленных им счетов - оценить вклад в бизнес компании. Кроме того, накопление данных об индивидуальных трудозатратах наиболее опытных специалистов позволит распространить их опыт на весь персонал компании с целью повысить результативность ее деятельности.
В конце рабочего дня отчетной недели накопленная в ежедневных отчетах информация переносится в табель учета рабочего времени соответствующего структурного подразделения компании. Табель проверяет непосредственный руководитель конкретного работника. После проверки он передает табель (вместе с ежедневными отчетами) сотруднику, уполномоченному вести учет рабочего времени в компании, для анализа и обобщения показателей индивидуальных ежедневных отчетов детализированного учета рабочего времени специалистов и включения табеля рабочего времени структурного подразделения в сводный табель компании в установленные сроки.
Пример ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени старшего юриста юридической компании, используемого в биллинговой системе учета рабочего времени, приведен в приложении.
Обратите внимание!
Наличие биллинговой системы учета рабочего времени также не освобождает работодателя от обязанности вести табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13
Иногда биллинговую систему учета рабочего времени внедряют и другие фирмы (не только оказывающие услуги клиентам), причем исключительно в управленческих целях. На практике нет ни одного сотрудника, который не терял бы непроизводительно некоторое количество времени. У кого-то больше, у кого-то меньше, но такие потери есть у всех. И здесь речь идет не об умышленном расслаблении, а о ручном труде, который вполне можно автоматизировать, о неполном знании возможностей используемой программы, о недостатках некоторых навыков и т. д.
Справедливости ради надо сказать, что именно в подобных ситуациях этот инструмент учета рабочего времени чаще всего является неработающим и не приносит ожидаемых результатов. Внедряя биллинговую систему, руководство зачастую не может разъяснить работникам, для чего она нужна, а в результате получает откровенные отписки (а не реальную картину происходящего) и обвинения в отвлекании от основной работы.
В ООО «Лира» в целях устранения непроизводительных потерь рабочего времени наряду с табельным учетом внедрена биллинговая система учета рабочего времени, основанная на ежедневных отчетах учета рабочего времени (отчеты УРВ) работников.
В результате анализа отчета УРВ секретаря-референта Орешкиной И. О. удалось установить непроизводительные потери ее рабочего времени из-за отсутствия отдельных навыков в использовании оргтехники. Орешкина должна была периодически распечатывать многостраничные документы в нескольких экземплярах и брошюровать их. Весь процесс отнимал много рабочего времени. На основании отчета УРВ секретаря-референта удалось выяснить, что она сначала посылала сразу несколько копий на печать, а потом вручную разбирала страницы по экземплярам.
Непосредственный руководитель, увидев значительные затраты в отчете УРВ, показал работнице возможность такой настройки печати (специальная «галочка»), чтобы сам принтер разбивал документы по копиям автоматически. Только одно это позволило секретарю экономить примерно 1 час в день. И если бы не отчет УРВ, вряд ли удалось бы заместить такие непроизводительные потери рабочего времени.
Итак, мы рассмотрели основные формы учета рабочего времени. Сведения по использованию этих форм представлены в таблице.
Взвесив все «за» и «против», работодателю необходимо (с учетом специфики бизнеса, организационной структуры, управленческих задач) самостоятельно выбрать форму учета рабочего времени, принимая во внимание все вышеприведенные аргументы.
Формы учета рабочего времени
Приложение
Пример оформления детализированного учета рабочего временит
2015/09/17 14:06:56
СодержаниеМировой рынок биометрических систем в 2012 году достиг в объеме $7,56 млрд, а к 2015 году, по прогнозам компании Visiongain, он составит до $15 млрд. примерно половину этого рынка составляют решения для «гражданского» сектора, применяемые в компаниях торговли, банках, учреждениях госсектора и образовательных учреждениях, в индустрии HoReCa [1]. По оценкам аналитиков GIA, к 2017 году объем этого рынка составит $16,47 млрд.
Почему именно биометрия? Эксперты NucleusResearch подсчитали, что внедрение биометрических систем учета рабочего времени обеспечивает ежегодную экономию до $800 долларов в расчете на одного сотрудника, то есть для компании со штатом более 1 тыс. человек эта сумма составляет почти $1 млн в год. Об эффективности биометрических систем учета рабочего времени свидетельствует и опыт мировых компаний. Например, сеть ресторанов быстрого питания McDonald’s, внедрившая биометрическую систему учета рабочего времени в Венесуэле, смогла сэкономить более 20% фонда заработной платы.
Согласно исследованию российского аналитического портала Biometrics.ru [3]. в России биометрические системы рабочего времени пользуются наибольшей популярностью в ритейле (23,0%,) и сфере услуг (24,3%). Также значительную долю занимают производственные (19%) и медицинские (7,8%) предприятия. Наименее целесообразно использование систем учета рабочего времени на основе биометрических данных для офисных сотрудников. 55% участников онлайнового опроса, организованного Biometrics.ru, признали контроль физического доступа и учет рабочего времени самой перспективной сферой применения технологий биометрии.
Программа для слежения за компьютером. Собирает данные о запущенных программах, сохраняет всё, что было набрано на клавиатуре, делает снимки экрана, перехватывает сообщения и пароли, посещённые сайты
Программа для ведения табеля учета рабочего времени в организации. Все операции максимально упрощены, программа имеет интуитивно-понятный интерфейс.
Отличный бесплатный органайзер для учета ежедневных контактов, клиентов, организаций, заметок, ссылок, паролей, событий. Удобный планировщик дел с напоминанием, быстрый поиск по базе и многое другое.
Программа расчета заработной платы 2015г. Полностью настраивается под нужды организации, возможность ведения нескольких предприятий. Ведение кадрового учета. Выгрузка отчетности в формате XML форм РСВ-1, ФСС-4, 2-НДФЛ. Множество отчетных форм.
Считает время и строит графики использования программ, компьютера, веб-сайтов и категорий. Помогает не отвлекаться в рабочее время и мотивирует. Мягкие ограничения на замеры. Гибкие напоминания.
Это простой в использовании инструмент для учета времени и управления проектами.
Простой бизнес – система для управления организацией, которая поможет вести проекты, назначать задачи, работать с клиентской базой, вести документооборот, бухгалтерию и более 56 других функций.
Программа для учета рабочего времени. Позволяет следить за тем, сколько времени вы потратили на выполнение определенной задачи или проекта. На основе этого может рассчитать заработную плату и составить отчет.
Бератор — создан для бухгалтера! Правильная и достоверная информация по ведению учета на предприятии, неограниченный доступ к ней и полная свобода в принятии решений.
Практически в любом бизнесе часто возникает проблема определения времени, затраченного офисным сотрудником (менеджером, специалистом) на исполнение того или иного проекта или отдельных задач в его рамках
Программа "Табель"-удобная и функциональная программа для отдела кадров и руководителей подразделений (отделов, служб). Позволяет вести учет времени работы сотрудников, печатать табели и графики дежурств.
Приложение служит для контроля трудовой дисциплины и включает в себя: регистрацию времени прихода/ухода сотрудников, ведение справочников, построение отчетов.
Функционирует в среде Microsoft Excel.
Эта программа позволяет вести учет времени, затраченного на выполнение какой-либо задачи.
Программа «Ворчун» напомнит отвлёкшемуся ребёнку о том, что компьютер работает и ждёт его, чтобы продолжить учебу.
Бесплатная профессиональная кадровая программа!
Все кадровые операции + дружелюбный интерфейс + видеоуроки!
Учет рабочего времени и составление графиков работ(сменности) работников организации или индивидуального предпринимателя.
Программа позволяет автоматизировать работу фотостудии
Программа предназначена для контроля посетителей и(или) выдачи разовых пропусков в организации, в которых практикуется система как предварительного заказа пропусков, так и более простые системы, вне зависимости от наличия автоматизации на проходной предприятия (организации)
Наша система поможет вам минимизировать потери, связанные с опозданиями, прогулами или отсутствием на рабочем месте, поощрять сотрудников, отдающих работе много времени и мотивировать остальных работников.
Time Management Expert (TME) - отличная программа для учета затрат времени на выполнение различных задач и проектов.
Не так давно мое внимание привлек пост «Несколько слов о мотивации, времени, целях и людях», написанный под впечатлением прочитанной биографии профессора Любищева. В нем много говорилось о достижении личных результатов, как следствие применения теории, но не уточнялись принципы самой системы учета времени. Желание узнать детали и, возможно, впоследствии опробовать данную теорию на себе подвигло на прочтение повести Даниила Гранина “Эта странная жизнь”, которая является своего рода биографией профессора А. А. Любищева в свободной форме. Всем, кому не довелось прочесть книгу о великом ученом в оригинале, но заинтересованным его системой в целом — прошу под кат.
Кто он такой?Сразу хотелось бы рассказать немного о главном герое и почему его биография, и уж тем более система, заслуживает внимания. Вовсе не харизматичный, не привлекательной внешности, плохо одетый старик обладал популярностью, о которой можно было только мечтать. Профессор-энтомолог откуда-то из Ульяновска, даже не лауреат, собирал полные аудитории институтов всей страны. В чем же был секрет его успеха? В глубоких познаниях генетики или математики? Были ученые и посильнее. В его эрудиции? Этим не заполучить массового признания. Остаются еще пара козырей, присущих Любищеву — его еретичность. Со многим из существующего он мог идти в разрез. Он мог подвергнуть сомнению, казалось бы, незыблимые положения Дарвина, Шредингера, а доказательство привести оттуда, откуда никто еще не думал, нечто собственновыношенное. Следующим его козырем является его жизненная позиция, его стремление к назначенной цели, поиск путей для ее достижения.
Его деятельность на протяжении жизниЛюбищев читал лекции, заведовал кафедрой, отделом научного института, ездил в экспедиции по всей России. Владел несколькими языками: английским, немецким, итальянским, французским, причём первые два изучил в транспорте. В так называемое свободное время он занимался классификацией земляных блошек. Объем только этих работ выглядит так: к 1955 году Любищев собрал 35 ящиков смонтированных блошек. Их было там 13 000. Блошек надо было определить, измерить, препарировать, изготовить этикетки. Он собрал материалов в шесть раз больше, чем имелось в Зоологическом институте.
Любищев работал как вглубь так и вширь, был как узким специалистом, так и универсалом. Он, будучи человеком крайне любознательным, не мог себя ограничивать. Любищев увлекается, казалось бы, посторонними для него вещами, ввязывается в дискуссии, пишет трактаты на посторонние темы. Он не мог соблюдать диету своего ума и, в этом плане, грешил “обжорством”. Быть может эти отвлечения помогали Любищеву в его основной деятельности? Ведь, к примеру, Вагнер ценил свои стихи выше чем музыку. Также существует древняя поговорка: “врач не может быть хорошим врачом, если он только хороший врач”. Диапазон его знаний трудно было определить. Это не было феноменом памяти. Подобные знания возникли в силу причин, о которых речь пойдет ниже.
Его наследиеНаследие, оставленное Любищевым, можно классифицировать так: работы по систематике земляных блошек, истории науки, сельскому хозяйству, генетике, защите растений, философии, энтомологии, зоологии, теории эволюции. Опубликовал около семидесяти научных работ по дисперсионному анализу, по теории систематики, по энтомологии.
Вам не показалось, что подобная продуктивность выглядит загадочно? Если нет, возможно вам есть что предъявить схожее по масштабам? На протяжении всей жизни, до самого конца (а умер он в 82 года), работоспособность его только возрастала. Встает вопрос каким образом он этого добивался. Именно ответ на этот вопрос является открытием, которое существует независимо от всех остальных его работ и исследований.
У него не было учеников, как и у великих Эйнштейна и Ломоносова, но было много поклонников, сторонников и почитателей. Не он учил, у него учились как нужно жить.
Принцип системы был предельно прост — вести подробный учет времени, будь оно потрачено на научную работу, чтение художественной литературы либо отдых, вроде общения с друзьями.
Положив начало системе в 26 лет и используя ее до конца жизни, Любищев как будто завел внутри себя часы с обратным отсчетом. Мало того, что он как никто другой, осознавал всю важность и ценность каждого часа человеческой жизни, но и научился чувствовать время как нечто материальное. Даже дети профессора позже рассказывали автору книги, в лице Д. Гранина, о том, как заходили в рабочий кабинет к отцу с вопросом, отвечая на который профессор, сам того уже не замечая, ставил заметки начала и окончания беседы себе в дневник. Он делал это уже даже не смотря на часы! Как будто время стало для него чем-то осязаемым!
Он никогда не мог просто “убивать время”. Это всегда было временем познания, временем творения, временем наслаждения жизнью. Узнавая Любищева уже не можешь согласиться с привычным утверждением что “жизнь коротка”. ведь в ней можно так много успеть: и наработаться, и напутешествоваться, многое увидеть, услышать, прочесть, вырастить и воспитать детей.
Ежедневные записиЕжедневные записи в дневнике были максимально сжаты. Вот реальный пример одного из дней жизни:
«Сосногорск. 0,5. Осн. Научн. (библиогр. — 15 м. Добржанский — 1 ч. 15 м.). Систематич. энтомология, экскурсия — 2 ч. 30 м. установка двух ловушек — 20 м. разбор — 1 ч. 55 м. Отдых, купался первый раз в Ухте. Извест. 20 м. Мед. газ. — 15 м. Гофман «Золотой горшок» — 1 ч. 30 м. Письмо Андрону — 15 м.
Всего 6 ч. 15 м.».
Прослежен весь день, вплоть до чтения газет. Наблюдается введенные профессором для удобства сокращения, вроде “Осн. Научн.” — основная научная работа. По окончанию месяца дневники перетекали в отчеты.
Месячные отчетыМесячные отчеты содержали суммарно-потраченное время на различные сферы его деятельности.
«Основная научная работа — 59 ч. 45 м.
Систематич. энтомология — 20 ч. 55 м.
Дополнит. работы — 50 ч. 25 м.
Орг. работы — 5 ч. 40 м.
Итого 136 ч. 45 м.»
Каждый пункт имеет более детальную расшифровку по времени. Основная научная работа и 59 ч. 45 м. На что они были потрачены? Опять же все расшифровки были ниже в отчете:
И даже по некоторым их этих пунктов вроде “Биология” могла даваться расшифровка в виде:
Итого 12 ч. 00 м.».
Хоть такие подробности и кажутся излишними, но для системы нужно было знать все деятельное время. Не существует времени негодного к употреблению. Все время одинаково дорого. Каждый час засчитывается в счет жизни и все они равноправны.
План на следующий месяц базируется на накопленном опыте из предыдущих отчетов. Пример: планирую в следующем месяце прочесть художественную книгу, и из предыдущих отчетов знаю что в среднем прочитываю 20 страниц художественной литературы в час. Значение скорости чтения технической литературы или на иностранном языке будет другим, но полученным аналогичным способом.
Годовой отчетГодовой отчет, как бы, подводит итоги. Суммирует часы потраченные на все категории деятельности, даже такие как общение, передвижение и домашние дела. Имея отчеты предыдущих лет, дает возможность сравнить и проанализировать дельту по всем категориям, учесть ее при планировании в следующем году.
Временами он рассылал отчеты друзьям. Назывались они “годичные послания”. Разумеется это была лишь выборка о том что сделано и над чем работает.
Зачем все это нужноИ к этому моменту уже, наверняка, у кого-нибудь созрел вопрос: кому нужна вся эта отчетность в письменном виде, перед кем я должен отчитываться? Ответ прост — перед самим собой. Это элементарное самовнимание, интерес к самому же себе. Так, в одном из годовых отчетов Любищева в группе “Развлечения” фигурировала цифра 65. “Развлечения — 65 раз”. Но что такая информация может дать нам с Вами? Можем ли мы оценить много это или мало, когда нам не с чем сравнивать? Даже приблизительную цифру применительно к себе сложно назвать. Получается, что мы сами о себе многого не знаем. Больше ли мы с годами читаем, сколько времени уходит на ту или иную деятельность, как ежегодно меняется наша продуктивность, интересы? Автор документальной повести “Эта странная жизнь” Даниил Гранин убежден, что Время — это народное богатство как леса и озера, и пользоваться им следует разумно, не губить. Автор высказывает мнение, что рано или поздно детей уже в школе будут учить “время-пользованию”, с детства воспитывать любовь ко времени как к природе. И с этими утверждениями, пожалуй, трудно не согласится.
В завершениеРазумеется, система Любищего не является готовым универсальным инструментом. Она и не планировалась быть таковой. Он годами оттачивал ее под себя, подбирая комфортный и, вместе с тем, необходимый уровень детализации дневников и отчетов, удобное для него чередование видов деятельности, необходимое для плодотворной работы количества сна. Но, вместе с тем, его система не является одним из очередных творений теоретиков time management’а, базирующихся на громких мотивирующих изречениях. Он просто свято верил в ценность каждого часа прожитой жизни и верно следовал целям, поставленным им самим же.
P.s. Если мне, используя краткое изложение, удалось донести до Вас главную идею и заставить триггер ответственности за Ваше время переключится в положение “Вкл”, значит моя основная задача успешно выполнена, а Вам удастся добиться чего-то бОльшего в вашей жизни, будь-то лишние прочитанные книги, изученный иностранный язык или просто достижение поставленной цели.
Александр Бочкин Основатель системы учета рабочего времени CrocoTime
Прочитав название статьи, специалисты в области программ контроля рабочего времени или DLP-систем, возмутятся: «Как можно сравнивать решения с совершенно разным функционалом?!». Если ваша реакция такова, вам этот материал будет вряд ли полезен.
Статья написана для руководителей, которые уже осознали потребность в контроле сотрудников и их рабочего времени, но какая именно программа необходима бизнесу – еще не решили.
DLP-системаКлючевая задача подобных систем – защита от утечки данных. Cотрудников мониторят для того, чтобы контролировать перемещение конфиденциальной информации из организации «на сторону».
Чтобы понять, необходимо ли вам DLP-решение и обосновать бюджет проекта, в первую очередь нужно оценить риски. Совсем не обязательно проделывать сложную, непонятную и дорогую работу. Можно просто развернуто ответить на вопросы: что защищаем? от кого защищаем? каков прогнозируемый ущерб от утечки? Упрощенную оценку рисков можно провести сравнительно небольшими силами, а детальную — уже с привлечением внешних аудиторских фирм.
Как действует?При отправке «запрещенных» данных, передача блокируется или отслеживается. DLP-системы активно используют кейлоггинг (перехват переписки), захват информации с монитора и веб-камеры.
Основные функции DLP-систем:
Активный режим – блокирование утечек конфиденциальной информации.
Пассивный контроль – этот вариант применяют, когда активная блокировка ощутимо влияет на бизнес-процессы. Риск утечки информации при этом способе остается. DLP будет использоваться скорее для расследования инцидентов, а не для их предотвращения.
Промежуточный режим – некоторые системы предлагают промежуточный вариант, в котором подозрительные сообщения временно блокируются и заносятся в так называемый карантин для ручной обработки администратором.
Недостатки?Получается, такой способ контроля рабочего времени нарушает права сотрудников на тайну переписки, личной жизни. Согласно законодательству РФ, необходимо получить согласие работника на такой тотальный контроль.
По мнению специалистов по информационной безопасности, даже с установленной DLP-системой может произойти утечка конфиденциальных данных. К этому приводят следующие ошибки:
– Политика нашей буровой компании в области информационной безопасности заключается в том, – делится IT-специалист организации, – что ИБ не мешает бизнесу, а помогает ему, и ограничение пользователей в доступе к информации и устройствам не приветствуется. Они свободно используют флешки, имеют доступ к бесплатной личной почте, пользуются «защищенным» скайпом. Это приводит к тому, что для пользователя контроль не заметен и создается иллюзия его полного отсутствия.
Помимо утечки информации мы используем контур для выявления «группы риска»: наркоманов, игроков, лиц нетрадиционной сексуальной ориентации. Смысл их выявления в том, чтобы найти таких сотрудников раньше, чем их начнут шантажировать и использовать против компании. Группа риска выявляется при поиске по словарям. Словари можно составить самим, а можно попросить в техподдержке компании производителя.
Кроме того, с помощью контура информационной безопасности мы выявляем признаки перехода сотрудника в другую компанию. Первым таким индикатором является отправка резюме. Вторым – резкое увеличение количества записываемых файлов на внешние носители. Благодаря контуру служба безопасности успевает принять меры и ограничить доступ такого сотрудника к информации, которую он бы хотел оставить себе на память.
Стоимость установки системы на один компьютер может доходить до полутора тысяч долларов, не учитывая затраты на обучение и дополнительное оборудование.
DLP-системы подходят компаниям, активно работающим с конфиденциальной информацией или занимающимся секретными разработками. Это организации военной отрасли, отрасли сверхсекретных разработок и проектных бюро. Таким организациям DLP-система просто необходима.
В других компаниях установленные DLP-системы, могут выполнять избыточные функции и не соответствовать целям внедрения.
Система учета рабочего времениПроводить время на работе можно по-разному: можно трудиться на благо организации, а можно следить за лентами социальных сетей или проходить миссии в онлайн-играх. Нередко руководители застают сотрудников на рабочем месте за посторонней деятельностью. Что делать в таких ситуациях? Как минимизировать потери от нецелевой траты рабочего времени?
Основная задача системы учета рабочего времени – повышение эффективности работы организации. Руководство имеет возможность анализировать эффективность сотрудников, применять данные системы контроля при расчете зарплат и KPI. HR-специалисты могут следить за соблюдением регламента работы и загруженности персонала. IT-специалисты могут оперативно получать информацию об используемых на рабочих местах ресурсах. Рядовые сотрудники, в свою очередь, могут продемонстрировать эффективность своей работы.
Для принятия решения о необходимости установки системы учета рабочего времени нужно ответить на вопросы:
Обдумав ответы, можно принять обоснованное решение.
Как действует?Программа учитывает рабочее время сотрудника (офисного или удаленного), фиксирует время прихода в офис, ранние уходы, перерывы в работе, ведет учет прогулов и опозданий, выявляет офисных лентяев и, наоборот, трудоголиков.
Функции систем учета рабочего времени значительно различаются. Одни разработчики предпочитают идти по пути шпионажа и добавляют в системы слежение через веб-камеру, скриншоты, учет количества нажатий клавиш, кликов мышью, скроллинга.
Другие предпочитают осуществлять лояльный контроль, не вмешиваясь в личную жизнь сотрудников. Такие системы контролируют время, затраченное на различные ресурсы. При этом программы и сайты делятся на продуктивные и непродуктивные. В зависимости от разделения, программа рассчитывает процент продуктивного времени для каждого сотрудника, а также для отделов, подразделений и всей организации. Некоторые разработчики вводят в функционал системы почтовые оповещения о нарушениях трудовой дисциплины для руководителей.
Режим работыУ большинства программ контроля времени есть два режима работы:
Скрытый режим – используется для того, чтобы видеть как сотрудники используют рабочее время, не зная, что их контролируют.
Открытый режим – сотрудникам сообщают о механизме контроля, рассказывают на что влияют показатели системы, используют данные статистики при расчете заработных плат.
Недостатки?Если ваша цель – предотвратить утечку данных, то система учета рабочего времени вам не поможет. Так же некоторые программы будут демотивировать ваших сотрудников: если система отслеживает каждый шаг работника, требует тратить время на заполнение отчетов, снимает сотрудника на видео и делает скриншоты экранов – сотрудники будут, мягко говоря, недовольны. Ведь тотальный контроль не нравится никому.
Однако проблем с мотивацией можно избежать, выбрав лояльную систему мониторинга, не вторгающуюся в личную жизнь сотрудников.
Опыт внедренияВ строительной компании "Доминанте" система учета и контроля времени была внедрена открыто.
– Компании не нужна была система-шпион, которая делала бы скриншоты экранов или отслеживала бы нажатие клавиш, – рассказывает сотрудник IT-департамента Доминанте, – Я имел опыт работы с подобными системами учета рабочего времени и убедился, насколько отрицательно они влияют на эффективность работы. Скриншоты тормозят ПК сотрудников, а сотрудники, узнавая о слежке, теряют мотивацию, стимул к работе.
Функционал используемой нами программы отлично подошел под требования руководства: осуществляя лояльный мониторинг (без перехвата переписки, слежки через веб-камеры и скриншотов экранов), система учета рабочего времени показывает продуктивность каждого сотрудника в отдельности, а также отделов и подразделений.
– Руководство компании хотело получить инструмент трезвой оценки эффективности работников, – подчеркивает Иван Трофимов. – Получить возможность справедливо решать, кого поощрять, а кого нет. Эти мотивы мы и разъяснили сотрудникам: учет рабочего времени нужен, чтобы каждый из них мог показать свой максимум и такой же максимум получить в оценке работы руководством.
Статистика системы необходима нам для того, чтобы в случае необходимости (принятия сложных кадровых решений, например, или возникновения разногласий между работником и линейным руководителем) оперативно посмотреть все необходимые данные и сделать обоснованные выводы.
Стоимость установки программы на один компьютер колеблется от 30 до 100 долларов. Дополнительное оборудование и обучение не требуется.
Системы учета рабочего времени выбирают компании, которые стремятся повысить эффективность работы своих сотрудников и всего бизнеса, руководители, которые видят проблемы и стараются оперативно их решить, менеджеры, которые хотят найти резервы повышения продуктивности.
В качестве примеров таких компаний, можно привести консалтинговые организации, проектные и строительные компании, рекламные фирмы, банки, промышленные предприятия, с большим штатом офисного персонала.
Общие выводыВыбирая между двумя видами систем, следует четко осознавать не только цели и задачи, но и специализацию вашей компании. В том случае, если организация занимается уникальными разработками или оперирует большими объемами персональных данных – нужно выбирать DLP-систему. Если бизнесу требуется инструмент для контроля рабочего времени – стоит устанавливать систему учета рабочего времени. Внедрение подобных программ, помогает составить объективную картину происходящего на предприятии.
Многие компании используют оба вида систем, потому что DLP не решают проблемы неэффективного использования времени, а программы контроля времени не мешают конфиденциальным данным «утекать» на сторону, они могут лишь показать путь такой утечки.
