Рейтинг: 4.2/5.0 (1914 проголосовавших)Категория: Windows: Каталогизаторы
Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек / Алексеева И.В.
Учредителями библиотек могут быть органы государственной власти всех уровней, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.
Нормативно-правовое регулирование учетной деятельности библиотек
Правовую базу сохранения и развития библиотечного дела в РФ составляет Федеральный закон от 29.12.94 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее – Закон № 78-ФЗ). Его действие распространяется на библиотеки, полностью или частично финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, – в том что касается регулирования вопросов сохранения и использования библиотечных фондов как части культурного наследия народов РФ.
Кроме Закона № 78-ФЗ законодательство РФ о библиотечном деле включает Основы законодательства Российской Федерации о культуре, утв. постановлением ВС РФ от 09.10.92 № 3612-1 (с изм. и доп.) и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ в этой области.
Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей, определяет обязательная для применения в государственных и муниципальных библиотеках РФ Инструкция об учете библиотечного фонда, утв. приказом Минкультуры России от 02.12.98 № 590 (далее – Инструкция № 590).
Согласно Инструкции № 590
учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения -традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него, совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий, соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.
Такие же требования предъявляются и к ведению бухгалтерского учета, которому наряду с библиотечным учетом подлежит фонд библиотеки.
Библиотеки, которые финансируются из бюджета соответствующего уровня, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н (с изм. и доп. далее – Инструкция № 107н).
Рассмотрим подробнее вопросы библиотечного и бухгалтерского учета библиотечного фонда.
Объекты и единицы учета библиотечного фонда
Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы, независимо от их вида и материальной основы. К ним относятся:В соответствии с Инструкцией № 590 величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах, что устанавливает ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» (с изм.).
К основным единицам учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него относятся:Название – это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, считается экземпляром.
Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются:Годовым комплектом считают совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемую за одну учетную единицу фонда.
Международную единицу учета величины фонда, которая измеряется как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами, называют метрополкой.
Под переплетной единицей (подшивкой) понимают совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
Основными единицами учета изданий, в т. ч. нотных, и неопубликованных документов, кроме газет, являются экземпляр и название. Причем
для журналов под экземпляром понимают том, номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.
Для нотных изданий как один экземпляр и одно название учитываются отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) Е одном издании. Как один экземпляр и одно название учитываются и партии объединенные издательской папкой (обложкой).
Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.
Учет АВД также ведется в экземплярах и названиях, но под экземпляром понимают:Издания, представляющие собой комплект, например, альбом компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию.
Для электронных изданий единицами учета фонда являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название.
Программные продукты, которые предназначены непосредственно для работы библиотечных работников и программистов, т. е. их рабочий инструмент, а также материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда, считаются материалами служебного назначения, не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учету в качестве библиотечных фондов.
АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание.
В случав затруднения при определении основного носителя информации и приложения к нему за основной носитель, подлежащий учету, надо принимать текстовый документ, как предусмотрено Инструкцией № 590.
Тем не менее, на практике встречаются такие приложения к различным изданиям в виде АВД или электронного документа, которые выполняют самостоятельные функции, и их можно использовать в работе отдельно от основного издания. В этом случае такое приложение рассматривают как отдельный документ, подлежащий индивидуальному и суммарному учету.
Порядок учета библиотечного фонда
Инструкция № 590 устанавливает как обязательные, так и факультативные принципы учета библиотечных фондов. Согласно ей организация обязана осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета.
Учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (счету, накладной, акту и т. д.) – это суммарный учет.
Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа, или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
Суммарный учет. Суммарный учет ведется в форме книги суммарного учета библиотечного фонда (далее – Книга) или в другой форме, например, журнала, листов суммарного учета библиотечного фонда как в рукописном виде, так и в виде машинограмм.
Для отражения информации о движении библиотечного фонда инструкция предписывает ввести в Книгу три части:Распределение документов по видам и содержанию во второй и третьей частях Книги происходит аналогично тому, как это делалось в первой части.
Во второй части выбытие документов из библиотечного фонда отражается по причинам исключения из фонда, с указанием сведений о списанных документах – «передано», «продано» или «сдано в макулатуру».
В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.
Данные о поступлении АВД, микроформ, электронных изданий отражают в первой части Книги с детализацией по видам документов; данные об их выбытии и итоги фиксируют аналогичным образом во второй и третьей частях соответственно.
Суммарному учету подлежат также и периодические издания независимо от материальной основы носителя информации.
Запись о поступлении периодических изданий вносится в Книгу на основании акта, который составляется получателем по мере поступления периодических изданий текущего года.
Итоги движения периодических изданий на основании актов могут подводиться за квартал, полугодие или год в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета. Индивидуальный учет. Каждый экземпляр или каждое название документа подлежат дифференцированному индивидуальному учету.
Индивидуальный учет документов постоянного и длительного хранения осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу присваивается индивидуальный инвентарный номер. Такой номер записывают не только в инвентарной книге, но и на самом документе, закрепляя его за документом на все время нахождения в библиотечном фонде.
Для библиотеки с функциями получателя бесплатного обязательного экземпляра к документам постоянного хранения относится, например, один экземпляр отечественных документов.
Индивидуальный учет документов может осуществляться также путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, которые содержат информацию, теряющую свое значение через непродолжительный период времени, вследствие чего данные документы исключаются из фонда библиотеки.
Существуют следующие формы индивидуального учета документов библиотечного фонда:Для отражения наличия и вида приложения к основному документу вводят показатель «Примечание». Для особо ценных и редких изданий в примечании указывают особенности экземпляра, определяющие его ценность.
Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. При маркировке необходимо:Бухгалтерский учет поступления документов
Согласно Инструкции № 107н библиотечные фонды учитываются в качестве объектов основных средств независимо от стоимости отдельных экземпляров книг на субсчете 018 «Библиотечный фонд» на балансе бюджетного учреждения. Износ по библиотечным фондам не определяется.
Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета.
При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции № 590.
В бухгалтерии учет библиотечного фонда ведется в инвентарной карточке группового учета основных средств формы ОС-9 (0504109). Такая карточка открывается одна на все библиотечные фонды, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой
Приобретение документов за счет средств бюджета соответствующего уровня, включаемых в библиотечный фонд, отражается следующей корреспонденцией субсчетов:Получение библиотекой книг в дар должно оформляться так же, как и приобретение. В этом случае
нужно обращать внимание, насколько библиотека нуждается в таких документах: устаревшие по содержанию или находящиеся в плохом состоянии, они могут стать для книгохранилища лишь обузой.
Во избежание таких ситуаций библиотеке необходимо разработать и утвердить распорядительным документом порядок приема, хранения и исключения из фондов полученных в дар документов. Дарителя необходимо заранее ознакомить с принятым порядком.
Согласно Инструкции № 107н безвозмездное получение документов, включаемых в библиотечные фонды, отражается по рыночной стоимости следующей корреспонденцией субсчетов:Рыночная стоимость формируется на основе цены на дату оприходования документов, включаемых в библиотечный фонд. Данные о цене, формирующей рыночную стоимость, должны подтверждаться документально или экспертным путем.
Централизованное снабжение документами. При централизованном снабжении документами в адрес библиотеки поступает извещение Формы № 280 (0504805) с приложением копии счета поставщика на отправленные издания.
Библиотека в общем порядке учитывает полученные документы и передает в бухгалтерию извещение, копию счета и акт о приеме документов на учет.
Если вышестоящая организация, оплатившая в централизованном порядке документы, поступающие в библиотечный фонд библиотеки, и библиотека находятся на бюджетном финансировании одного уровня, то в бухгалтерии на основании полученных первичных документов указанные операции отражают следующими корреспонденциями субсчетов:
Д 018-1 «Библиотечный фонд» – К 140-1 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия».
Одновременно выполняется вторая запись об увеличении фонда в основных средствах:При этом извещение Формы 280 высылается в двух экземплярах, один из которых после приемки документов в библиотечный фонд за подписью главного бухгалтера о принятии полученных ценностей к учету высылается в адрес вышестоящей организации, оплатившей издания в централизованном порядке.
Выбытие документов из библиотечного фонда
Инструкция № 590 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.
Исключением являются:Учет таких документов наряду с положениями Инструкции № 590 регулируется соответственно Федеральным законом от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. и доп.), законодательством РФ об охране и использовании памятников истории и культуры и нормативными документами о книжных памятниках РФ, Основами законодательства РФ от 07.07.93 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 (с изм. и доп.).
Библиотекам разрешено вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов при выявлении недостачи, т. е. в случае их утраты по неустановленным причинам.
Разработанный библиотекой порядок исчисления нормативов и их величина утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке.
Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине:Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.
К таким документам относятся:Издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.
Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие реставрации (или когда их восстановление экономически нецелесообразно).
Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.
К излишне экземплярным документам относятся избыточные дублеты одноименных названий, представленные в фонде библиотеки.
Непрофильными считаются документы, не соответствующие по каким-либо признакам профилю фонда данной библиотеки.
Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.
В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.
При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.
В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:Решение о целесообразности дальнейшего хранения документа в библиотечном фонде принимается комиссией на основании его комплексной оценки. Документы, по которым принято решение о списании из фонда, изымаются и складываются отдельно для последующей сверки с учетными документами и актирования.
Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.
При выбытии документов в связи с их утратой Инструкция № 590 предписывает указывать конкретные обстоятельства утраты.
Выбытие документов из библиотечного фонда согласно Инструкции № 107н оформляется актом о списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях Формы № 444 (0504144). Указанная форма акта предназначена для исключения из библиотечного фонда документов, устаревших по содержанию или пришедших в ветхость; тем не менее, поскольку Инструкция № 590 устанавливает и иные возможные причины исключения документов из фонда, Форма № 444 может использоваться для списания документов и по другим причинам.
При выбытии АВД, электронных изданий и микроформ оформляется акт с указанием причин и обоснованием исключения из фонда библиотеки. В акт могут включаться АВД разного вида, но причины их исключения из фонда должны быть одинаковыми.
Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Пер вый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.
Пример отражения в бухгалтерском учете списанных по ветхости и устаревших по содержанию документов
Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).
При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов туда экономически нецелесообразна, библиотека утилизирует списанные документы на месте в присутствии комиссии, принимавшей участие в их отборе и списании. Соответствующая запись об этом делается в акте об изъятии и списании документов из библиотечного фонда.
Денежные средства, полученные за макулатуру, зачисляются на восстановление статей сметы библиотеки, за счет которых производятся пополнение и ремонт библиотечного фонда.
Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете подобных операций.
Библиотека списывает ветхие и устаревшие по содержанию документы стоимостью 4200 руб. в т. ч. приобретенные:Рыночная стоимость макулатуры составляет 600 руб. и, соответственно, по источникам финансирования 300 руб. 200 руб. и 100 руб.
Указанные операции в бухгалтерском учете будут отражаться следующими корреспонденциями субсчетов:
«Списаны документы из библиотечного фонда по балансовой стоимости» :Д 067-2 – К 241-2 «редства на содержание и развитие материально-технической базы» – 100 руб.
«Сдана макулатура в пункт вторичного сырья»:
Д 225-3 «Расходы по целевым средствам на содержание учреждения и другие мероприятия» – К 067-3 – 500 руб. Д 223.
«Расходы за счет средств, формируемых из прибыли» – К 067-2 – 100 руб.
Одновременно отражается задолженность пункта приема вторичного сырья по оплате за сданную макулатуру, включая сумму налога на добавленную стоимость, подлежащую перечислению в бюджет: Д 178-2 – К 401-2 «Доходы будущих периодов» – 600 руб. Д 178-2 – К 173-2 «Расчеты по платежам в бюджет» – 108 руб. «Поступила оплата за сданную макулатуру»: Д 111-2 «Средства, полученные от предпринимательской деятельности» К 178-2 – 708 руб. Одновременно выполняется вторая запись: Д 401-2 – К 400-2 «Доходы отчетного периода» – 600 руб.«Перечислен в бюджет налог на добавленную стоимость»: Д 173-2 – К 111-2 – 108 руб.
Продолжая тему учета фондов в библиотеке, перейдем к рассмотрению процедуры оформления приемки-передачи документов излишней экземплярности, непрофильных, а также утраченных, бухгалтерского учета выбытия документов, инвентаризации фондов.
Приемка-передача документов
Излишне экземплярные и непрофильные документы, изъятые из фонда библиотеки, по решению вышестоящей организации передаются в другие библиотеки. В порядке исключения данные документы могут передаваться на безвозмездной основе библиотекам детских домов, школ.
На отобранные для передачи документы передающая библиотека составляет список в алфавитном порядке. Передача оформляется актом приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы № ОС-1 бюдж. (0504101).
В библиотеку, получающую литературу, поступают и служат приходным документом акт и список к акту переданных документов в одном экземпляре. Второй экземпляр вместе с доверенностью и списком остается в делах библиотеки, выдавшей литературу, и подлежит постоянному хранению как оправдательный документ на переданную из библиотечного фонда литературу.
Если литература отправляется адресату почтой или каким-либо видом транспорта, оправдательным документом служит почтовая квитанция или накладная. По одному экземпляру акта приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях и списка к данному акту отправляется получателю вместе с литературой из библиотечного фонда.
Переданная и полученная из библиотечного фонда литература соответственно списывается или приходуется по учетным документам в установленном порядке.
Акты приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях вместе со списками передаваемых документов из фондов библиотек утверждаются в соответствии с порядком, установленным вышестоящей организацией.
При списании изданий, утраченных в результате их утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, вследствие открытого доступа к фонду, – акты утверждаются при наличии документов, подтверждающих утрату.
Такими документами могут служить протокол и акт для случаев утери и порчи изданий. Если списание изданий происходит по причине хищения или бедствий, необходимо заключение уполномоченных органов.
В случае когда имеется факт задолженности читателей, невозможность взыскания документов должна подтверждаться соответствующими основаниями:Взамен утерянных от читателей могут быть приняты другие документы. Такая замена фиксируется в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». На основании записей, сделанных в этой тетради, составляются акты на поступление и выбытие документов из библиотечного фонда, которые регистрируются в соответствующих частях книги суммарного учета библиотечного фонда.
Бухгалтерский учет выбытия документов
Выбытие документов из библиотечного фонда в бухгалтерском учете отражается следующими корреспонденциями субсчетов:
Списание документов, устаревших по содержанию или пришедших в негодность по ветхости - Д 250 – К 018.
Аналогично отражается списание недостач документов, образовавшихся вследствие стихийных бедствий, подтвержденных документально и принятых за счет учреждения.
Списание документов в случае их недостачи, отнесенной за счет виновных лиц, оформляется двумя записями, первая из которых отражает списание документа из фонда по балансовой стоимости - Д 250 - К 018, вторая – по рыночной стоимости в зависимости от источника приобретения документов:Инвентаризация библиотечного фонда
Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп.) проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:Общие правила проведения инвентаризации и требования, предъявляемые к порядку ее проведения, установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Аналогичный порядок установлен и в п. 26 Инструкции №107н.
Для бюджетных учреждений Инструкция № 107н уточняет, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводится инвентаризация того имущества, которое подверглось инвентаризации не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризацию библиотечных фондов разрешено проводить один раз в пять лет.
Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:Принимая отдельные распорядительные документы, регламентирующие некоторые положения бухгалтерского учета, не урегулированные Инструкцией № 107н, бюджетное учреждение должно установить порядок проведения инвентаризации, в частности, библиотечных фондов.
Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.
При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.
Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.
В рамках данной статьи будут рассмотрены вопросы организации учета хозяйственных операций по формированию библиотечного фонда в библиотеках, являющихся структурными подразделениями бюджетных учреждений.
В соответствии со ст. 1 Закона РФ от 29.12.94 N 78-ФЗ "О библиотечном деле" (далее - Закон) библиотека, определяемая как информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам, может быть структурным подразделением организации.
В отличие от первичного бухгалтерского документа, в данном контексте в соответствии с Законом под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования, как на традиционных, так и нетрадиционных носителях.
Таким образом, если в учреждении есть библиотека как структурное подразделение, которое организует учет, хранение и выдачу документов (книг, журналов, картографических изданий и т.д.), то все приобретаемые документы составляют библиотечный фонд и включаются в состав основных средств независимо от того, приобретаются издания для библиотеки или же для других подразделений учреждения (например, для бухгалтерии).
Если в учреждении библиотека как структурное подразделение не предусмотрена организационной структурой, в штатном расписании должность библиотекаря отсутствует, то приобретаемые документы квалифицируются как прочие материальные запасы.
Библиотека может быть создана как обслуживающее подразделение учреждения либо как общедоступная библиотека, подразделение, предметом деятельности которого является предоставление возможности пользования ее фондом и услугами юридическим и физическим лицам.
В первом случае библиотечный фонд формируется исходя из потребности учреждения в профессиональной литературе. Для одной организации это будут издания технического содержания, для другой - экономического, для третьей - юридического и т.д. Создание таких библиотечных фондов связано с выполнением основных и управленческих функций учреждения.
Порядок организации и ведения внутрибиблиотечного учета документов, составляющих библиотечный фонд, регулирует Инструкция об учете библиотечного фонда, утвержденная Приказом Минкультуры России от 02.12.98 N 590 (далее - Инструкция N 590).
Данная Инструкция N 590 должна применяться в части, не противоречащей Инструкции по бюджетному учету.
Относительно библиотечного фонда в учреждении применяется два взаимосвязанных вида учета:
- внутрибиблиотечный - работниками библиотеки;
- бюджетный - бухгалтерией.
Объекты и единицы внутрибиблиотечного учета библиотечного фонда
В соответствии с п. 4.1 Инструкции N 590 объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы. При этом оговаривается, что материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда) в фонд библиотеки не включаются.
Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы независимо от их вида и материальной основы. Основными единицами учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него являются название и экземпляр.
Величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах (ГОСТ 7.20-80 "СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации").
¦ N ¦ Категория изданий ¦ Вид документа ¦ Основная единица учета ¦
¦1 ¦Издания и неопубликованные¦издания и неопубликованные¦экземпляр и название ¦
¦ ¦документы ¦документы ¦ ¦
¦ ¦ ¦журналы ¦экземпляр (том, номер, выпуск) и назва-¦
¦ ¦ ¦ ¦ние издания за все годы его поступления¦
¦ ¦ ¦микрофильмы ¦рулон ¦
¦5 ¦Электронные издания ¦электронные издания ¦дискеты и оптические диски (CD-ROM и¦
¦ ¦ ¦ ¦мультимедиа), название ¦
К дополнительным единицам учета библиотечного фонда относятся: - годовой комплект; - метрополка;
- переплетная единица (подшивка).
Общая величина библиотечного фонда учитывается в экземплярах и названиях.
Внутрибиблиотечный учет
Учет поступлений документов в фонд осуществляется путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения. Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
В библиотеках применяются суммарный и индивидуальный учет документов. Суммарный (количественный) учет устанавливает точные сведения о составе и величине фонда, происходящих в нем изменениях и осуществляется по "Книге суммарного учета библиотечного фонда". Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, реестр, акт). Таково требование Инструкции N 590, которое вступает в противоречие с требованиями Инструкции N 25н в части применения первичных документов. В данном случае применяется Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).
Книга суммарного учета библиотечного фонда состоит из трех частей: поступление в фонд; выбытие из фонда; итоги движения библиотечного фонда. Запись в первой части книги суммарного учета производится на основании соответствующих документов. Порядковые номера записей первой части книги автор рекомендует ежегодно начинать с N 1.
На журналы, поступившие в библиотеку по подписке, один раз в год составляется акт, который служит основанием для записи в книгу суммарного учета, а затем они наравне с книгами и брошюрами распределяются по содержанию.
Во второй части книги суммарного учета библиотечного фонда отмечаются выбывающие документы. Основанием для записи должны являться:
- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031);
- Требование-накладная (ф. 0315006);
- Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы.
В третьей части книги суммарного учета библиотечного фонда ежеквартально и ежегодно выводятся итоги поступления и выбытия документов из библиотечного фонда.
Периодические издания подлежат суммарному учету на основании актов, составляемых получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.
В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов движения периодических изданий может производиться за квартал, полугодие или год на основании актов.
Индивидуальный учет предполагает регистрацию каждого отдельного экземпляра документа или каждого названия документа с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера, поступившего в фонд или выбывшего из него, и осуществляется по:
- инвентарной книге учета библиотечного фонд;
- карточке учетного каталога;
- листу актового учета;
- регистрационной карточке.
Каждый экземпляр документа, подлежащий инвентаризации, получает отдельный, лишь ему присвоенный, инвентарный номер. Этот номер одновременно проставляется и на самом документе - на титульном листе или на обороте титульного листа и, как правило, на 17 стр.
Инвентарная книга является основным учетным документом. Она должна быть единой для всего фонда независимо от наличия в библиотеке отделений (абонемента, читального зала, филиала). Переписка инвентарных книг и переинвентаризация фонда запрещается.
Особенности учета библиотечного фонда в учебных заведениях
Особенности организации библиотечной работы в образовательных учреждениях установлены приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 "Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений" (далее - Приказ N 2488).
Одной из основных задач библиотеки учебного заведения является формирование библиотечного фонда в соответствии с профилем учебного заведения и информационными потребностями читателя. Библиотеки образовательных учреждений для обеспечения учебного процесса приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безинвентарного учета.
При учете поступления документов в библиотечный фонд образовательного учреждения следует иметь в виду, что в состав основных средств не включаются документы временного хранения следующих видов изданий:
- брошюры (объем - до 48 стр.);
- листовки (объем - до 4 стр.);
- календари;
- плакаты;
- методические разработки;
- программы;
- материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).
Для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы книги суммарного учета библиотечного фонда.
Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и другие издания), предназначенные для использования студентами и учащимися в учебном процессе, учитываются в образовательных учреждениях безинвентарным способом, при котором предусматривается суммарная запись документов по названиям. Стоимость таких документов относится на основные средства. Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экз.
При безинвентарном методе учета оформляются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек, формы которых приведены в Приказе N 2488.
Исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устарелости производится не реже одного раза в два года.
Бюджетный учет документов библиотечного фонда
Согласно п. 22 Инструкции N 25н библиотечные фонды относятся к объектам основных средств и учитываются на счете 10107 000 "Библиотечный фонд". Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации расходы по приобретению библиотечного фонда (на бумажных и иных носителях) относятся на КОСГУ 310 "Увеличение стоимости основных средств". В соответствии с п. 18 Инструкции N 25н в целях бюджетного учета инвентарные номера документам библиотечного фонда не присваиваются. Инвентарные номера им присваиваются по требованиям внутрибиблиотечного учета в соответствии с Инструкцией N 590.
На основании сопроводительных документов поставщиков данные о поступивших документах и оказанных услугах фиксируются в регистрах бухгалтерского учета. Для учета вложений при формировании первоначальной стоимости библиотечных фондов применяется счет 10601310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства". Под первоначальной стоимостью библиотечных фондов понимается сумма фактических вложений учреждения в их приобретение.
Пример 1. Учреждением за счет бюджетных средств приобретена специальная литература. Доставка осуществлена по почте. На основании сопроводительных документов (накладной, счета-фактуры и т.д.) в бюджетном учете будут учтены следующие затраты по ее приобретению:
- учебное пособие в количестве 12 шт. на сумму 7 200 руб.
¦Дебет ¦ 1 10106310 ¦"Увеличение капитальных вложений в основные средства" ¦
¦Кредит ¦ 1 30219730 ¦"Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных¦
¦ ¦ ¦средств" ¦
- почтовые расходы на сумму 210 руб. 30 коп.
¦Дебет ¦ 1 10106310 ¦"Увеличение капитальных вложений в основные средства" ¦
¦Кредит ¦ 1 30204730 ¦"Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками¦
¦ ¦ ¦и подрядчиками по оплате услуг связи" ¦
Согласно п. 19 Инструкции N 25н аналитический учет библиотечных фондов осуществляется в Инвентарной карточке группового учета основных средств (ф. 0504032). Для библиотечных фондов открывается одна карточка, учет в которой ведется только в денежном выражении общей суммой*(1). Но если в учреждении по организационной структуре имеется несколько различных библиотек (специальная, массовая, секретная), то целесообразно заводить по ним отдельные Инвентарные карточки ф. 0504032. Кроме того, библиотечный фонд в соответствии с Постановлением Правительства N 1 относится к 7 группе по срокам полезного использования, кроме картографических изданий, которые относятся к 5 группе. В связи с эти автор рекомендует по картографическим изданиям вести отдельную инвентарную карточку.
Данные Инвентарной карточки группового учета ф. 0504032 практически невозможно использовать при проведении инвентаризации и переоценке библиотечного фонда. В этих случаях необходимо применять учетные данные из Книги инвентарного учета в соответствии с рекомендациями Инструкции N 590 об учете библиотечного фонда с разбивкой по годам приобретения. Инвентарная карточка ф. 0503032 открывается на основании Акта о приеме-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) ф. 0306031, один экземпляр которого передается в библиотеку для внесения данных в книги суммового и индивидуального учета.
Пример 2. 5 мая 2007 г. комиссией составлен Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств N 1 по условиям примера 1. Эта хозяйственная операция будет отражена следующей бухгалтерской записью:
- увеличение библиотечного фонда на сумму 7 410 руб. 30 коп.
¦Дебет ¦ 1 10107310 ¦"Увеличение стоимости библиотечного фонда" ¦
¦Кредит ¦ 1 10601410 ¦"Уменьшение капитальных вложений в основные средства" ¦
Также на основании Акта внесены учетные данные в Инвентарную карточку группового учета (Приложение N 1).
Довольно часто библиотечный фонд пополняется за счет безвозмездных поступлений и по договорам дарения. Согласно п. 14 Инструкции N 25н при поступлении библиотечного фонда по договорам дарения их первоначальной стоимостью признается текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, приведением их в состояние, пригодное для использования.
При получении имущества безвозмездно от юридических или физических лиц код вида деятельности определяется с учетом направления использования полученного имущества - бюджетной или приносящей доход деятельности.
Если услуги по их доставке, услуги по доведению их до состояния, пригодного для использования, оказаны учреждением (дарителем) на безвозмездной основе, то стоимость такого рода услуг может включаться в стоимость библиотечных фондов на основании предъявленных им оправдательных документов.
Пример 3. 15 мая 2007 г. учреждением получено по договору дарения 100 экз. литературы. Рыночная стоимость одного экземпляра установлена в 60 руб. Предъявлены документы на безвозмездную комплектацию с затратами в 500 руб. Принято решение об использовании ее при выполнении основных функций бюджетной деятельности Эта хозяйственная операция будет отражена следующим образом:
- рыночная стоимость 100 экз. литературы на сумму 6 000 руб.
¦Дебет ¦ 1 10106310 ¦"Увеличение капитальных вложений в основные средства" ¦
¦Кредит ¦ 1 40101180 ¦"Прочие доходы" ¦
- суммы услуги комплектации в размере 500 руб.
¦Кредит ¦ 1 40101180 ¦"Прочие доходы" ¦
- принята к учету литература по Акту приемки-передачи групп объектов основных средств на сумму 6 500 руб.
¦Дебет ¦ 1 10107310 ¦"Увеличение стоимости библиотечного фонда" ¦
¦Кредит ¦ 1 10601410 ¦"Уменьшение капитальных вложений в основные средства" ¦
Инструкция N 25н относит библиотечный фонд к основным средствам, но не учитывает библиотечный фонд в составе амортизируемого имущества, поэтому амортизация на библиотечный фонд не начисляется. Вследствие этого затраты по приобретению библиотечного фонда не переносятся на расходы учреждения в виде амортизационных отчислений, а подлежат списанию в уменьшение доходов от реализации активов в момент исключения литературы из библиотечных фондов.
Выбытие литературы из фонда согласно п. 21 Инструкции N 25н осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. При этом в акте указывается одна из причин списания:
- ветхость (физический износ);
- дефектность;
- устарелость по содержанию;
- дублетность;
- непрофильность;
- утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)).
Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием. Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в негодность и не подлежащие восстановлению (или когда их восстановление экономически нецелесообразно). К излишним экземплярам относятся избыточные дублеты одноименных названий. Непрофильными считаются документы, не соответствующие по каким-либо признакам профилю фонда данной библиотеки.
Учет операций по выбытию и перемещению библиотечного фонда ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).
При списании исключенной из библиотечного фонда литературы используется счет 40101172 "Доходы от реализации активов".
Пример 4. Зав. библиотекой Л.И. Иванова представила утвержденный руководителем учреждения Акт о списании исключенной из библиотеки литературы, приобретенной за счет бюджетных средств, с приложением ее списка.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены проводками на сумму 5 000 руб.:
¦Дебет ¦ 1 40101172 ¦"Доходы от реализации активов" ¦
¦Кредит ¦ 1 10107410 ¦"Уменьшение стоимости библиотечного фонда" ¦
Кроме того, выбытие литературы из библиотечного фонда может произойти в случае ее безвозмездной передачи, вследствие чрезвычайных ситуаций и т.д.
Пример 5. Библиотекой в марте безвозмездно передано учреждению, подведомственному одному главному распорядителю средств бюджета, 20 ед. картографических изданий на сумму 8 980 руб.
¦Дебет ¦ 1 30404310 ¦"Внутренние расчеты между главными распорядителями¦
¦ ¦ ¦(распорядителями) и получателями средств по приобретению основных¦
¦ ¦ ¦средств" ¦
¦Кредит ¦ 1 10107410 ¦"Уменьшение стоимости библиотечного фонда" ¦
Учет специальной и справочной литературы
В отличие от библиотечных фондов нормативная и справочная литература, которая используется для работы руководителями, бухгалтерами и специалистами учреждений, в библиотечные фонды не включается. Расходы по приобретению такой литературы относят на ст. 340 "Увеличение стоимости материальных запасов".
Так же как и библиотечные фонды, справочная и специальная литература принимается к учету по фактической стоимости. Однако для ее учета используется не счет учета основных средств, а счет 10506 000 "Прочие материальные запасы".
Пример 6. Для бухгалтерии учреждения приобретен "Экономический справочник" на сумму 250 руб. На основании накладной поставщика справочник оприходован.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены проводками на сумму 250 руб.:
¦Дебет ¦ 1 10506340 ¦"Увеличение стоимости прочих материальных запасов" ¦
¦Кредит ¦ 1 30222730 ¦"Увеличение кредиторской задолженности по приобретению¦
¦ ¦ ¦материальных запасов" ¦
Согласно п. 56 Инструкции N 25н аналитический учет специальной и справочной литературы ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
Учет операций по выбытию литературы из эксплуатации, перемещению внутри учреждения отражается в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). Отражение в учете операций по перемещению литературы внутри учреждения, передачи ее в эксплуатацию осуществляются в регистрах аналитического учета путем изменения материально ответственного лица на основании Требования-накладной (ф. 0315006).
Стоимость справочной и специальной литературы списывается на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Для списания специальной литературы используется счет 40101 272 "Расходование материальных запасов". Специальную и справочную литературу списывают, как правило, вследствие того, что она устаревает.
Пример 7. На основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании материальных запасов списан "Экономический справочник" стоимостью 250 руб.
В бухгалтерском учете данные операции отражены проводками:
¦Дебет ¦ 1 40101272 ¦"Расходование материальных запасов" ¦
¦Кредит ¦ 1 10506440 ¦"Уменьшение стоимости прочих материальных запасов" ¦
Учет периодической литературы
Бюджетные учреждения приобретение периодической литературы, а также подписку на газеты, журналы, бюллетени планируют в составе текущих расходов по подстатье 226 "Прочие услуги" (если они не относятся к приобретению периодической литературы для библиотечных фондов).
Если периодические издания приобретаются за счет бюджетных средств, то данные расходы отражаются на счете 1 40101 226 "Расходы на прочие услуги". Если за счет средств, полученных от осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, - на счете 2 10604 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".
Инструкцией N 590 установлено, что дополнительной единицей учета библиотечного фонда является годовой комплект - совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Таким образом, периодические печатные издания могут быть приняты к учету в составе библиотечного фонда только по окончании года в подшитом (переплетенном) виде.
Для расчетов с издательствами по периодическим изданиям, которые не включаются в библиотечный фонд, следует использовать счет 20609 000 "Расчеты по выданным авансам за прочие услуги", затем расходы отражать по мере поступления очередных номеров.
Пример 8. Учреждением оплачен счет за подписку за счет средств федерального бюджета без включения ее в библиотечный фонд на сумму 7 000 руб. через органы федерального казначейства
¦Дебет ¦ 1 20609560 ¦"Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за¦
¦ ¦ ¦прочие услуги" ¦
¦Кредит ¦ 1 30405226 ¦"Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими¦
¦ ¦ ¦исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг" ¦
- получен очередной номер периодического издания по стоимости одного номера 80 руб. и данная сумма отнесена на расходы
- проведен зачет оплаченного аванса на сумму 80 руб.
¦ ¦ 1 30209830 ¦"Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками¦
¦Дебет ¦ ¦и подрядчиками по оплате прочих услуг" ¦
¦Кредит ¦ 1 20609660 ¦"Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за¦
¦ ¦ ¦прочие услуги" ¦
Если периодические издания включаются в библиотечный фонд учреждения, то расходы на подписку относятся на подстатью 310 "Увеличение стоимости основных средств". Тогда при получении очередного номера его стоимость относится в дебет счета 1 10601 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства", а затем приходуется в библиотеку.
Особенности бюджетного учета аудиовизуальных документов
К аудиовизуальным документам относятся документы, содержащие изобразительную, звуковую или текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств. Основные единицы учета фонда аудиовизуальных документов были рассмотрены ранее.
Величина фонда и поступления (выбытия) аудиовизуальных документов учитываются в экземплярах и названиях.
Отдельно выпущенные грампластинку и компакт-диск учитывают как один диск и одно название. Комплект (альбом) грампластинок и компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию. Магнитную фонограмму на одной катушке (кассете) учитывают как одну катушку (кассету) и одно название. Магнитную фонограмму на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием, учитывают по количеству катушек (кассет) и одному названию.
Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежат.
Общие правила учета аудиовизуальных документов, входящих в состав библиотечных фондов, определяются Инструкцией N 590. Учет аудиовизуальных документов, входящих в состав библиотечных фондов, ведется на счете 10107 000 "Библиотечный фонд".
Приобретение электронных носителей информации (кассет, дисков и т.п.) для последующего изготовления аудиовизуальных документов отражается записью:
¦ Дебет ¦1 10506340 ¦"Увеличение стоимости прочих материальных запасов" ¦
¦Кредит ¦1 30222730 ¦"Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материаль-¦
¦ ¦ ¦ных запасов" ¦
Передача электронных носителей информации (кассет, дисков и т.п.) для изготовления аудиовизуальных документов отражается записью:
¦ Дебет ¦1 10601310 ¦"Увеличение капитальных вложений в основные средства" ¦
¦Кредит ¦1 10506440 ¦"Уменьшение стоимости прочих материальных запасов" ¦
Особенности учета картографических изданий
Одним из видов библиотечного фонда являются картографические издания, в частности топографические и специальные карты, атласы, каталоги координат геодезических пунктов, планы городов, политические и географические карты мира и т.д. Основными учетными признаками картографических изданий (далее - карты) являются: тип карты, масштаб, вид издания, полушарие, номенклатура, компоновка и год издания.
Отдельные листы карт учитываются как самостоятельные объекты основных средств. При выдачи их в пользование из отдельных листов могут производиться склейки карт. Отработанные карты (склейки карт) возвращаются для повторного использования или уничтожения.
Выдача карт в пользование производится по Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств. В случае изготовления склеек карт данные листы списываются с учета по Акту о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков карт и приходуются по Требованию-накладной (ф. 0315006).
Пример 9. Учреждением со склада выдано 4 листа топографических карт для склейки по цене 200 руб. за лист. В учете будут произведены записи: - на списание 4 листов на сумму 800 руб.
¦Дебет ¦1 40101172 ¦"Доходы от реализации активов" ¦
¦Кредит ¦1 10107410 ¦"Уменьшение стоимости библиотечного фонда" ¦
- на сумму вложений в изготовление хозяйственным способом карты в размере 800 руб.
¦Дебет ¦1 10601310 ¦"Увеличение капитальных вложений в основные средства" ¦
¦Кредит ¦1 40101180 ¦"Прочие доходы" ¦
- принято к учету одна склейка карты стоимостью 800 руб.
¦Дебет ¦1 10107310 ¦"Увеличение стоимости библиотечного фонда" ¦
¦Кредит ¦1 10601410 ¦"Уменьшение капитальных вложений в основные средства" ¦
Особенности инвентаризации библиотечного фонда
Общие правила проведения инвентаризации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. Методическими рекомендациями установлено, что инвентаризация библиотечных фондов может проводиться один раз в 5 лет.
В соответствии с Письмом Минфина России от 4 ноября 1998 г. N 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов" государственными и муниципальными библиотеками сроки и виды проведения инвентаризации библиотечных фондов, должны определяться по согласованию с учредителем.
Указанным Письмом Минфин России поддержал предложение Минкультуры России о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:
- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно;
- редчайшие фонды - один раз в 3 года;
- ценные фонды - один раз в 5 лет;
- фонды библиотек до 100 тыс. учетных ед. - один раз в 5 лет;
- фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных ед. - один раз в 7 лет;
- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных ед. - один раз в 10 лет;
- фонды библиотек свыше 1 млн учетных ед. - поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
При этом инвентаризация фондов библиотек или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.
А.И. Самонин,
начальник отделения методологии бухгалтерского учета
и отчетности ГКВВ МВД России, полковник
"Ваш бюджетный учет", N 5, май 2007 г.
*(1) Приложение N 2 к приказу Минфина России от 23.9.05 N 123н.
